Als middelgroot kantoor is Verstegen Accountants trots op haar diverse klantenkring in het mkb én de publieke sector. Het kantoor bestaat al ruim 52 jaar en heeft naast de hoofdvestiging in Dordrecht meerdere locaties in Nederland.
Verstegen Accountants maakt sinds begin 2021 gebruik van Grub van ComplianceWise. Inmiddels werken 150 werknemers met het programma en worden er 1.600 cliëntdossiers mee beheerd. ‘Dankzij Grub werken we gestructureerd en voldoen we op een laagdrempelige manier aan onze poortwachtersfunctie.’
"Grub is het startpunt van de opdrachtacceptatie en -continuering. Het is waar je begint."
Â
‘Grub is het vertrekpunt bij een opdracht’, begint Adriaan Simons. Hij begon ruim zeventien jaar geleden in de accountancy en is inmiddels partner bij Verstegen én onderdeel van het bestuur. De kernwaarden van Verstegen (vakmanschap, slagvaardigheid, vertrouwen autonomie en eigenaarschap) staan bij hem hoog in het vaandel.’ In de samenwerking met ComplianceWise zien wij deze kernwaarden ook terug. En Grub helpt op onderdelen om deze kernwaarden toe te passen in ons dagelijks werk’.
Simons benadrukt de poortwachtersfunctie van de organisatie. ‘Binnen ons kantoor hebben we te maken met verschillende verplichtingen die voortvloeien uit de Wwft. Grub ondersteunt bij de naleving hiervan. Het zorgt er onder meer voor dat je een goede selectie aan de poort kan maken.’ Daarmee doelt Simons op het cliëntonderzoek, waarmee het kantoor een goed beeld krijgt van wat er precies speelt bij een opdrachtgever. ‘Grub is het startpunt van de opdrachtacceptatie en -continuering. Het is waar je begint.’
Het programma voedt de organisatie met informatie over een potentiële of bestaande opdrachtgever, legt hij uit. Het geeft antwoord op vragen als: Hoe ziet de juridische structuur eruit? Wie is onze opdrachtgever? Is er sprake van integriteitsrisico’s? Zijn er PEP’s? En: Zijn er dingen niet verteld die wel van belang zijn? ‘Dat is heel prettig’, zegt Simons. ‘Het helpt ons om op een efficiënte en effectieve manier te voldoen aan verplichtingen, zoals de Wwft en sanctiewetgeving.’
Uniform en gestructureerd werken
In het verleden was er meer variëteit in de werkwijze om antwoord op deze vragen te krijgen. Sinds het gebruik van Grub gebeurt dat uniform. ‘Nu voeren we gestructureerd handelingen uit. En dat is bij cliëntonderzoek van groot belang, zodat we van tevoren weten welke opdrachten we binnenhalen.’
Het belang van dat onderzoek bleek vrij recent nog, bij een potentiële opdracht die via het bestaande netwerk binnenkwam. Er kwam bij het cliëntonderzoek een aantal zaken naar boven die niet waren voorzien. Alleen al het nader onderzoek doen naar deze risico’s en het treffen van maatregelen zou een aanzienlijke inspanning vragen en dat voor een relatief kleine opdracht. ‘We hebben er daarom – in goed overleg met de potentiële opdrachtgever – voor gekozen om de opdracht niet te accepteren. Dat is zeker een voorbeeld waarbij Grub zijn waarde heeft bewezen’, zegt Simons.
Dat betekent overigens zeker niet dat alle opdrachten waar risico’s aan de orde zijn buiten de deur gehouden worden, benadrukt de accountant. ‘Maar de risico’s zijn wel in beeld. En daardoor kunnen we de juiste (kwaliteits)maatregelen treffen’ om de risico’s te mitigeren.’
"Vakmanschap, slagvaardigheid, vertrouwen, autonomie en eigenaarschap zijn bij ons het belangrijkst. En Grub sluit hierop aan."
Periodieke controles
Het programma helpt niet alleen bij het waarborgen van de poortwachtersfunctie. Cliëntonderzoek en monitoring is namelijk niet alleen belangrijk bij een nieuwe relatie, maar ook bij een bestaande klant, legt Simons uit. ‘Het is belangrijk dat het een continu proces is. Grub faciliteert die doorlopende monitoring.’ Analyses kunnen bijvoorbeeld periodiek worden geactualiseerd. En bij wijzigingen in het handelsregister van de KvK maakt Grub hier melding van. ‘Bij opdrachtgevers is regelmatig sprake van wijzingen. Denk aan een nieuwe bestuurder, een wisseling van toezichthouder of een wijziging in de juridische structuur. Op dat soort moment wil je opnieuw een controle uitvoeren. Via Grub kunnen we analyses periodiek herhalen, gedurende de looptijd van de opdracht. Doordat die mogelijkheid er is denk ik er ook frequenter over na.’
Maatwerk
Verstegen Accountants heeft de afgelopen jaren constructief samengewerkt met ComplianceWise. ‘Die samenwerking loopt heel prettig. De lijntjes met Danny Mourits van ComplianceWise zijn heel kort’, zegt Simons. Zo zijn er bijvoorbeeld gezamenlijk maatwerk vragenlijsten ontwikkelt, specifiek voor het mkb en de publieke sector.
‘ComplianceWise kon hierbij echt maatwerk leveren en onze wensen implementeren.’ Daarnaast is de accountant positief dat het product continu doorontwikkeld wordt. ‘Verstegen Accountants wordt actief bij dat denkproces betrokken. En dat sluit aan bij de wensen van ons kantoor.’
