Inleiding
SKM1 is volop in beweging in de accountancy. Veel kantoren zijn bezig met de vraag: wat vraagt SKM1 nu concreet van ons? En minstens zo belangrijk: hoe zorgen we dat onze processen hier logisch op aansluiten, zonder alles opnieuw te moeten uitvinden? Bij acceptatie en continuatie van cliënten speelt de Wwft hierin een belangrijke rol. Niet omdat systemen het werk moeten overnemen, maar omdat ze moeten helpen om keuzes goed vast te leggen, risico’s inzichtelijk te maken en beslissingen achteraf te kunnen toelichten. SKM1 vraagt daarbij om een continue cyclus van plannen, uitvoeren, toetsen en verbeteren (de PDCA-cyclus). Grub sluit hierop aan door kantoren te ondersteunen in hun dagelijkse praktijk: overzichtelijk, risicogericht en aantoonbaar, zonder het professionele oordeel uit handen te nemen.
1. Procesmatige inrichting en beheersing
Wat verwacht SKM1?
SKM1 vereist dat acceptatie- en continuatieprocessen vooraf zijn ingericht, consistent worden toegepast en periodiek worden geëvalueerd. Kantoren moeten aantoonbaar grip hebben op hun risicomanagement en kunnen laten zien hoe processen zich door de tijd heen ontwikkelen.
Hoe ondersteunt Grub dit?
Grub ondersteunt een procesmatige manier van werken door kantoren in staat te stellen het cliëntacceptatie-, opdrachtaanvaarding- en continuatieproces vooraf in te richten. Kantoren bepalen zelf op welke risico’s zij toetsen en hoe deze risico’s worden beoordeeld. Alle aanpassingen in dit proces worden vastgelegd in een audit trail, waardoor inzichtelijk is welke keuzes wanneer zijn gemaakt en aangepast. Hiermee sluit Grub aan op het SKM1-principe van beheerste, consistente en toetsbare risicobeheersing, zonder het proces of de verantwoordelijkheid van het kantoor over te nemen.
2. Risicogerichte besluitvorming en professionele oordeelsvorming
Wat verwacht SKM1?
Binnen SKM1 ligt de nadruk op risicogericht werken en het toepassen van professioneel oordeel. Acceptatie en continuatie mogen niet uitsluitend checklistmatig plaatsvinden, maar moeten ruimte laten voor scenario’s, beheersmaatregelen en onderbouwde afwijkingen.
Hoe ondersteunt Grub dit?
Binnen de ingerichte procedures gaat Grub verder dan een vaste checklist. Op basis van het geïdentificeerde risico, het type cliënt en het vastgestelde risicoprofiel ondersteunt Grub meerdere scenario’s. Denk aan escalatie naar compliance of management, het opvolgen van vooraf gedefinieerde beheersmaatregelen, of het vastleggen van een onderbouwde motivatie waarom een risico geen verdere opvolging vereist. Hiermee faciliteert Grub risicogerichte besluitvorming en professionele oordeelsvorming, zoals SKM1 dit vereist binnen acceptatie- en continuatieprocessen.
3. Vastlegging, dossiervorming en toetsbaarheid
Wat verwacht SKM1?
SKM1 vereist dat beslissingen rondom acceptatie en continuatie aantoonbaar zijn vastgelegd en eenvoudig toetsbaar zijn, zowel voor interne kwaliteitsbeoordelingen als voor externe toezichthouders. Het moet duidelijk zijn welke afwegingen zijn gemaakt en waarom.
Hoe ondersteunt Grub dit?
Alle stappen binnen Grub worden vastgelegd en zijn op dossierniveau direct inzichtelijk. Met één klik is zichtbaar welke werkzaamheden nog openstaan, hoe risico’s zijn ingeschat en welke keuzes zijn gemaakt rondom acceptatie, afwijzing of continuatie van een cliënt. Ook is herleidbaar wie deze beslissingen heeft genomen en op basis van welke informatie. Hiermee ondersteunt Grub kantoren bij het aantoonbaar vastleggen van besluitvorming, een kernvereiste binnen SKM1 voor interne kwaliteitsbeoordeling en externe toetsing.
4. Monitoring, inzicht en bijsturing (PDCA)
Wat verwacht SKM1?
Binnen de PDCA-cyclus verwacht SKM1 dat kantoren inzicht hebben in hun totale cliëntenportefeuille, risico’s kunnen analyseren en op basis daarvan beleid en processen bijsturen. Monitoring en evaluatie zijn hierbij essentieel.
Hoe ondersteunt Grub dit?
Grub biedt kantoren de mogelijkheid om zowel op dossierniveau als op portefeuilleniveau analyses te maken. Met één druk op de knop ontstaat inzicht in waar specifieke risico’s zich bevinden, zoals contante geldstromen of PEP-relaties, en hoe deze zich verhouden tot risicoprofielen, cliëntsegmenten of diensten. Deze inzichten stellen kantoren in staat om gericht te sturen op risico’s, beleid te evalueren en beheersmaatregelen aan te scherpen. Daarmee ondersteunt Grub niet alleen individuele acceptatie- en continuatiebesluiten, maar ook het bredere kwaliteits- en risicomanagement zoals beoogd binnen SKM1.
Conclusie
Grub sluit aan op wat SKM1 vraagt rondom acceptatie en continuatie: niet door processen over te nemen, maar door ze te ondersteunen. Door risicogericht werken mogelijk te maken, keuzes vast te leggen en inzicht te geven op dossier- en portefeuilleniveau helpt Grub kantoren om aantoonbaar en consistent te werken binnen hun kwaliteitskader.
Tegelijkertijd is SKM1 geen eenmalige exercitie. Het is een doorlopend proces dat vraagt om blijven kijken, toetsen en verbeteren. Daarom volgen wij de ontwikkelingen in de markt op de voet en blijven we kritisch naar onze eigen aansluiting kijken. Zo zorgen we ervoor dat Grub meebeweegt met SKM1 en kantoren ook in de toekomst ondersteunt bij veranderende eisen en inzichten.
