Bewaarplicht Wwft

De Wwft kent een bewaarplicht. In wetgeving staat aangegeven dat deze vijf jaar is. Binnen het wettelijke kader van de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) is deze bewaarplicht ingesteld met het doel de voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering te waarborgen. Dit kader verplicht instellingen om maatregelen te nemen ter voorkoming van illegale financieringsactiviteiten.

Cliëntinformatie moet tot vijf jaar na het beëindigen van de dienstverlening bewaard worden. De bewaarplicht geldt voor alle cliënten, waaronder natuurlijke personen en rechtspersonen, en het cliëntenonderzoek is verplicht bij het aangaan van een zakelijke relatie. Hierbij moeten de identiteit van de cliënt en de uiteindelijk belanghebbende worden vastgesteld en vastgelegd. Dit is gespecificeerd in het eerste lid, tweede lid, derde lid en vierde lid van de relevante wetgeving, die de bewaarplicht en de verplichtingen rondom cliëntenonderzoek en transacties nader omschrijven. Het bewaren van deze gegevens heeft betrekking op alle transacties die in het kader van de zakelijke relatie worden verricht. Het moment start van de bewaartermijn is het moment waarop de zakelijke relatie of transactie eindigt. Afhankelijk van het type gegevens en de fiscale bewaarplicht geldt een bewaartermijn van 7 jaar of 5 jaar. Het is van belang om basisgegevens te bewaren voor de controle door de Belastingdienst.

Hetzelfde termijn van vijf jaar geldt voor (voorgenomen) ongebruikelijke transacties. De meldplicht geldt voor elke ongebruikelijke transactie en deze transacties moeten binnen een redelijke termijn beschikbaar zijn voor controle. Er moeten passende maatregelen worden genomen om de integriteit en authenticiteit van de gegevens te waarborgen, zodat deze binnen een redelijke tijd kunnen worden gereproduceerd en gecontroleerd.

Zorg dat je bij een controle van de toezichthouder je altijd eenvoudig de benodigde informatie kunt overhandigen.

Bewaarplicht uitgebreid

De bewaarplicht is een wettelijke verplichting voor ondernemers om hun administratie zorgvuldig bij te houden en te bewaren. Deze verplichting is essentieel voor de belastingdienst en andere toezichthouders, omdat zij hiermee kunnen controleren of ondernemers hun fiscale verplichtingen nakomen. In dit artikel bespreken we de verschillende aspecten van de bewaarplicht, zoals het op orde houden van de administratie, het voldoen aan fiscale verplichtingen, het correct bewaren van facturen en het digitaal bewaren van gegevens. Zo weet je precies waar je op moet letten om aan de wet te voldoen en problemen bij een controle te voorkomen.

Administratie

De bewaarplicht administratie vormt de ruggengraat van elke onderneming. In de administratie worden alle relevante gegevens vastgelegd, zoals de in- en verkoopadministratie, voorraadadministratie, debiteuren- en crediteurenadministratie, en de loonadministratie. Het is van groot belang om deze informatie overzichtelijk en gestructureerd te bewaren, zodat je altijd snel inzicht hebt in je bedrijfsvoering. De bewaarplicht geldt ook voor stamgegevens, zoals artikelbestanden en informatie over debiteuren en crediteuren. Door je administratie goed bij te houden en te bewaren, voldoe je niet alleen aan de wettelijke eisen, maar ben je ook beter voorbereid op eventuele controles door de belastingdienst of andere instanties.

Fiscale Verplichtingen

Fiscale verplichtingen zijn een belangrijk onderdeel van de bewaarplicht. Als ondernemer ben je verplicht om je belastingaangiftes tijdig en correct in te dienen, en je administratie moet dit kunnen onderbouwen. Dit betekent dat je niet alleen je dagelijkse administratie moet bewaren, maar ook gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden of andere zakelijke eigendommen. De wettelijke bewaarplicht geldt voor alle ondernemers, ongeacht de omvang of het type bedrijf. Door je administratie zorgvuldig te bewaren, kun je altijd aantonen dat je aan je fiscale verplichtingen hebt voldaan en voorkom je problemen bij een controle door de belastingdienst.

Facturen

Facturen zijn een belangrijk onderdeel van de administratie en vallen onder de bewaarplicht. Je bent verplicht om zowel papieren facturen als digitale facturen en bonnen te bewaren. Het is essentieel dat je deze documenten in hun originele staat en met de primaire vastlegging van de brongegevens bewaart. Dit geldt ook voor contant betaalde bonnen en andere bewijsstukken die relevant zijn voor je administratie. Door facturen en bijbehorende bestanden goed te bewaren, zorg je ervoor dat je altijd kunt aantonen welke transacties er hebben plaatsgevonden en voldoe je aan de eisen van de bewaarplicht.

Digitaal Bewaren

Digitaal bewaren is tegenwoordig de standaard voor veel ondernemers. Het digitaal bewaren van administratie en bestanden maakt het eenvoudiger om gegevens snel terug te vinden en te delen met de belastingdienst of andere toezichthouders. Zorg ervoor dat je digitale administratie goed beveiligd is en maak regelmatig back-ups om verlies van gegevens te voorkomen. De bewaarplicht schrijft voor dat je alle relevante gegevens en bestanden minimaal 7 jaar bewaart, of langer als dat nodig is voor fiscale of andere wettelijke doeleinden. Door je administratie digitaal te bewaren, voldoe je efficiënt aan de wettelijke eisen en ben je goed voorbereid op eventuele controles.