Per 1 augustus 2024 kan een Wwft-instelling een gewaarmerkt uittreksel uit het UBO-register opvragen bij de cliënt waarmee de instelling een nieuwe zakelijke relatie aangaat. De cliënt kan dit gewaarmerkt uittreksel opvragen bij de KvK en vervolgens aan de Wwft-instelling verstrekken.
De nieuwe overgangsregeling heeft geen gevolgen voor bestaande cliënten van Wwft-instellingen. Als al eerder door de Wwft-instelling is vastgesteld dat een UBO geregistreerd is, op basis van bijvoorbeeld de bevestigingsmail van de KvK, hoeft de Wwft-instelling geen gewaarmerkt uittreksel uit het UBO-register op te vragen bij de bestaande cliënt.
Op 17 april 2024 heeft minister Van Weyenberg (Financiën) de Tweede Kamer in een Kamerbrief geïnformeerd over de actuele stand van zaken op het gebied van het UBO-register. In deze Kamerbrief is onder andere een overgangsregeling opgenomen voor Wwft-instellingen die geen rechtstreekse toegang hebben tot informatie uit het UBO-register. Wat betekent deze nieuwe overgangsregeling voor jou als Wwft-instelling?
Oude UBO-regeling tot 1 aug 2024
Op basis van een oude regeling kan een Wwft-instelling aan de hand van de bevestigingsmail van de KvK vaststellen of een juridische entiteit is geregistreerd in het UBO-register. Deze oude regeling komt per 1 augustus 2024 te vervallen.
UBO-regeling per 1 aug
Per 1 aug 2024 kan een Wwft-instelling een gewaarmerkt uittreksel uit het UBO-register opvragen bij de cliënt waarmee de instelling een nieuwe zakelijke relatie aangaat. De cliënt kan dit gewaarmerkt uittreksel opvragen bij de KvK en vervolgens aan de Wwft-instelling verstrekken.
Zodra een Wwft-instelling aangesloten is op het UBO-register, geldt de wettelijke verplichting van artikel 4 lid 2 Wwft voor deze instelling om zelf het UBO-register te raadplegen.* Als een Wwft-instelling een verschil constateert tussen de UBO-informatie uit het register en andere beschikbare informatie, is de instelling verplicht dit verschil terug te melden aan de KvK. Vanaf 1 oktober 2024 geldt deze terugmeldplicht ook als een instelling een gewaarmerkt uittreksel van een klant ontvangt.
* Op dit moment is het nog niet mogelijk om als wwft-instelling (bijv. accountanskantoren) toegang te krijgen tot het UBO-register.Â
Geen gevolgen voor bestaande cliënten
De nieuwe overgangsregeling heeft geen gevolgen voor bestaande cliënten van Wwft-instellingen. Als al eerder door de Wwft-instelling is vastgesteld dat een UBO geregistreerd is, op basis van bijvoorbeeld de bevestigingsmail van de KvK, hoeft de Wwft-instelling geen gewaarmerkt uittreksel uit het UBO-register op te vragen bij de bestaande cliënt.
Let op: UBO-register als hulpmiddel
Op grond van artikel 3 Wwft is een Wwft-instelling verplicht om een cliëntenonderzoek uit te voeren. Bij dit onderzoek moet een Wwft-instelling ondermeer de (pseudo-)UBO(‘s) van een cliënt identificeren en redelijke maatregelen nemen om de identiteit te verifiëren.
Een Wwft-instelling mag zich bij het uitvoeren van het cliëntenonderzoek niet uitsluitend baseren op de informatie uit het UBO-register aangezien deze informatie slechts als hulpmiddel dient. Ook het gewaarmerkt uittreksel uit het UBO-register dient alleen als bewijs dat een UBO geregistreerd is in het UBO-register.
Om te bepalen of iemand daadwerkelijk UBO is, zal de Wwft-instelling altijd eigen onderzoek moeten doen. Naast de informatie uit de KvK kan een Wwft-instelling zich (afhankelijk van de rechtsvorm van cliënt) baseren op statuten, aandeelhoudersregisters, certificaathoudersregisters, maatschapscontracten, et cetera.
Vragen over vastleggen van informatie uit het UBO-register? Laat het je contactpersoon bij Grub weten.Â
Achtergrondinformatie
Sinds 27 maart 2022 moeten Nederlandse organisaties hun UBO’s ingeschreven hebben in het UBO-register. Door een uitspraak van het Europees Hof van Justitie van 22 november 2022 worden tijdelijk geen informatieverstrekkingen uit het UBO-register verzorgd door de Kamer van Koophandel (KvK). Het is daarmee ook voor Wwft-instellingen tijdelijk niet mogelijk om het UBO-register te raadplegen.
Het plan was dat vanaf die datum bij wijze van overgangsmaatregel een gewaarmerkt uittreksel uit het UBO-register kon worden opgevraagd bij de cliënt waarmee de instelling een nieuwe zakelijke relatie aangaat. Die cliënt zou dat dan bij de KvK moeten opvragen. Maar: ‘De termijn van 1 juni 2024 is technisch niet haalbaar gebleken voor de KvK’, zo meldt het BFT. ‘De KvK heeft inmiddels aangegeven dat het vanaf 1 augustus 2024 wel mogelijk zal zijn voor een cliënt om een gewaarmerkt uittreksel uit het UBO-register te bestellen.’
Tot 1 augustus geldt alsnog de regeling uit de Kamerbrief van 14 april 2022 bij het aangaan van een nieuwe zakelijke relatie: aan de hand van de bevestigingsmail van de KvK kan de Wwft-instelling vaststellen of een juridische entiteit is geregistreerd in het UBO-register. Ook een screenshot van de UBO-gegevens is voldoende.
