Customer Due Diligence, bewaarplicht of het moeten melden van ongebruikelijke transacties: door de steeds strenger wordende Wet ter Voorkoming van Witwassen en Financieren van Terrorisme (Wwft), hebben administratiekantoren er de laatste jaren steeds meer huiswerk – en daarmee vaak kopzorgen – bij gekregen.
Zo zijn administratiekantoren voor de Wwft anno nu onder andere verplicht om cliëntenonderzoek uit te voeren, meldingen te maken van ongebruikelijke transacties bij de FIU-Nederland of dossiers bij te houden per cliënt. Deze verplichtingen gelden omdat administratiekantoren Wwft verplicht zijn.
In deze blog duiken we dieper in op wie allemaal Wwft-plichtig is, zoals banken, verzekeraars, advocaten en andere financiële ondernemingen, wanneer je vrijstelling krijgt en hoe je de administratieve last kunt indammen.
Inleiding
De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) is een essentieel instrument in de strijd tegen financiële criminaliteit. Deze wet is speciaal ontworpen om te voorkomen dat het financiële stelsel wordt misbruikt voor witwassen en het financieren van terrorisme. Financiële dienstverleners, zoals banken, verzekeraars en advocaten, spelen hierin een cruciale rol. Bij het uitvoeren van cliëntenonderzoek en het verwerken van persoonsgegevens moeten instellingen daarnaast ook rekening houden met de verplichtingen uit de algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Zij zijn verplicht om verdachte geldstromen te signaleren en te voorkomen dat hun dienstverlening wordt ingezet voor illegale doeleinden. In dit artikel bespreken we de belangrijkste aspecten van de Wwft, de toepassing ervan in de praktijk en wanneer er uitzonderingen of vrijstellingen mogelijk zijn. Zo krijg je als professional inzicht in hoe je kunt bijdragen aan de voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering, en wat de wet van jou als poortwachter verwacht.
Wat is de Wwft?
De Wwft is een Nederlandse wet die is ingevoerd om te voorkomen dat criminelen geld witwassen of terrorisme financieren via het reguliere financiële stelsel. De wet is gebaseerd op de vierde anti-witwasrichtlijn van de Europese Unie en stelt strenge eisen aan financiële dienstverleners. Zij zijn verplicht om cliëntenonderzoek te doen voordat zij een zakelijke relatie aangaan of een enigerlei financiële transactie uitvoeren. Daarnaast moeten zij ongebruikelijke transacties melden bij de Financial Intelligence Unit (FIU). Door deze verplichtingen wordt het voor criminelen lastiger om illegale geldstromen te verbergen en wordt het financiële stelsel beschermd tegen misbruik. De Wwft geldt voor een breed scala aan instellingen, van banken en verzekeraars tot makelaars en advocaten, en is een belangrijk onderdeel van het Nederlandse beleid tegen witwassen en terrorismefinanciering.
De Wwft: voor wie geldt die allemaal, waaronder financiële dienstverleners?
Even terug naar de basis: wie is er ook alweer allemaal Wwft-plichtig? Eigenlijk is iedere instelling die linksom of rechtsom een poortwachtersfunctie heeft, het financiële systeem moet behoeden voor witwassen en andere risico’s, Wwft-plichtig. Zoals banken, levensverzekeraars, betaalinstellingen (zoals iDEAL-aanbieders), geldtransactiekantoren, trustkantoren, beleggingsinstellingen of hypotheekadviseurs. Maar er zijn ook diverse niet-financiële beroepsgroepen die onder de wet vallen omdat ze ook een belangrijke rol spelen bij het signaleren van risico’s. Denk aan: notarissen, kandidaat notaris, belastingadviseurs, administratie- en accountantskantoren, en – onder voorwaarden – ook advocaten, als ze bijvoorbeeld betrokken zijn bij vastgoed- of financiële transacties. Ook makelaars en taxateurs die bemiddelen bij de aan- of verkoop van onroerend goed vallen hieronder. Daarnaast vallen vennootschappen, zoals BV’s en NV’s, onder de reikwijdte van de Wwft.
De Wwft geldt voor verschillende typen vennootschappen en het cliëntenonderzoek richt zich op de juridische entiteit en de uiteindelijk belanghebbende of uiteindelijk eigenaar. Zelfstandig onafhankelijk beroepsbeoefenaars, zoals advocaten, kunnen onder de Wwft vallen wanneer zij bepaalde activiteiten verrichten die niet onder de procesvrijstelling vallen. Onder onderdeel a en onderdeel c van de Wwft wordt bepaald welke diensten onder de Wwft vallen. Het bureau financieel toezicht houdt toezicht op naleving van de Wwft door financiële ondernemingen. Ook andere financiële ondernemingen, zoals buitenlandse banken, kunnen onder de Wwft vallen. Een vennootschap handelend namens een cliënt kan Wwft-plichtig zijn, afhankelijk van de activiteiten die worden verricht. Of een vennootschap of advocaat onder de Wwft valt, is dus afhankelijk van de aard van de activiteiten die worden verricht en het verband met bijvoorbeeld financiële of onroerendgoedtransacties. Het cliëntenonderzoek bestaat onder andere uit de controle van de opgegeven identiteit, het vaststellen van de uiteindelijk belanghebbende en het beoordelen van de omstandigheden waaronder de dienstverlening plaatsvindt. Bij bepaalde transacties, zoals een onroerende zaaktransactie, kunnen aanvullende maatregelen gelden, bijvoorbeeld als de transactie wordt gefinancierd door een derde partij. De Wwft is van toepassing op de wijze waarop advocaten cliënt werkzaamheden verrichten en bijstand verlenen, en dit is afhankelijk van de wet ingevolge welke de werkzaamheden worden uitgevoerd. Ook het risico op betrokkenheid van een politiek prominente persoon wordt meegenomen in het cliëntenonderzoek.
Verder zijn ook kunst- en antiekhandelaren, handelaren in luxe goederen (zoals auto’s en juwelen, bij contante betalingen vanaf €10.000), veilinghuizen en cryptodienstverleners (zoals exchanges en walletaanbieders) Wwft-plichtig. Al deze partijen zijn verplicht om cliëntenonderzoek te doen, ongebruikelijke transacties melden en actief witwasrisico’s beheersen. (Bron: Wetten.overheid.nl)
Lees ook: Zo gaan Nederlandse accountants om met cliëntenacceptatie
Vrijstelling krijgen van de Wwft, kan dat?
Hoewel de Wwft op een brede groep instellingen van toepassing is – van financiële instellingen en notarissen tot belastingadviseurs en handelaren – betekent dit niet dat álle activiteiten onder deze wet vallen. In specifieke gevallen biedt de Wwft ruimte voor vrijstellingen of uitzonderingen, afhankelijk van de aard van de dienstverlening, de rol van de instelling of het risico dat met de cliënt wordt gelopen.
Zo zijn advocaten, notarissen en belastingadviseurs onder voorwaarden uitgezonderd van de Wwft wanneer zij werkzaamheden verrichten die direct verband houden met de rechtsbijstand van hun cliënten. Het tweede lid en vierde lid van de Wwft zijn bepalend voor de reikwijdte van de procesvrijstelling. Daarnaast is het eerste lid van belang, omdat dit de algemene reikwijdte van de wettelijke verplichtingen en de toepassing van de vrijstelling bepaalt. Onder onderdeel a en onderdeel c van de Wwft wordt bepaald welke werkzaamheden onder deze vrijstelling vallen. De Wwft valt alleen op advocaten toe wanneer hun werkzaamheden niet onder de procesvrijstelling vallen, en dit is afhankelijk van de wijze waarop de cliënt werkzaamheden worden verricht en bijstand wordt verleend. Het bepalen van diens rechtspositie en diens vertegenwoordiging in een rechtsgeding kan onder de vrijstelling vallen. De toepassing van de Wwft is bovendien afhankelijk van de wet ingevolge welke de activiteiten worden verricht. Denk daarbij aan het bepalen van de rechtspositie, het optreden als vertegenwoordiger in gerechtelijke procedures of het geven van juridisch advies vóór, tijdens of na een rechtszaak. Deze uitzonderingen zijn opgenomen om het recht op een eerlijk proces en het beroepsgeheim te waarborgen.
Ook voor handelaren in goederen geldt een drempel: zij vallen pas onder de Wwft zodra zij contante betalingen ontvangen van €10.000 of meer, hetzij in één keer of in meerdere verbonden transacties. Dit betekent dat bijvoorbeeld juweliers of autodealers alleen Wwft-plichtig zijn bij grotere cashbetalingen, en niet bij reguliere, giraal betaalde transacties. Administratiekantoren zijn wél Wwft-plichtig zodra hun werkzaamheden verder gaan dan puur boekhoudkundige verwerking. Denk hierbij aan het verstrekken van fiscaal advies, het opstellen van jaarrekeningen met beoordelingsverklaring, of het begeleiden bij de oprichting van rechtspersonen. In zulke gevallen worden zij geacht risicovolle diensten te verlenen die witwasgevoelig kunnen zijn, en moeten zij cliëntenonderzoek doen en meldingen verrichten bij de FIU-Nederland indien nodig. De meldingsplicht geldt voor verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transacties. Bij bepaalde transacties, zoals een onroerende zaaktransactie, kunnen aanvullende maatregelen gelden, bijvoorbeeld als de transactie wordt gefinancierd door een derde partij.
Binnen concernstructuren – bijvoorbeeld dochtermaatschappijen binnen een holding – is soms sprake van een vrijstelling voor onderling cliëntenonderzoek, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Deze voorwaarden hebben vooral betrekking op de mate van toezicht, transparantie en informatie-uitwisseling binnen het concern. Zo wordt dubbele administratieve last voorkomen zonder afbreuk te doen aan de integriteitsdoelstellingen van de wet.
Daarnaast zijn overheidsorganisaties, zoals de Belastingdienst, expliciet van de Wwft uitgezonderd. Zij vallen onder een ander regime van toezicht en verantwoordingsplicht, waardoor Wwft-toepassing in die context niet noodzakelijk wordt geacht.
Tot slot geldt bij beleggingsinstellingen of fondsen met een externe beheerder dat niet de instelling zelf, maar de beheerder verantwoordelijk is voor de naleving van de Wwft. Deze constructie zorgt voor duidelijkheid in verantwoordelijkheden en voorkomt overlap in toezicht.
Deze uitzonderingen en vrijstellingen zijn mede gebaseerd op Europese richtlijnen, waarbij de Europese Commissie en het Europese Hof een rol spelen bij de interpretatie van deze regels. Ze dragen eraan bij dat de Wwft proportioneel wordt toegepast. Ze zorgen ervoor dat instellingen die geen wezenlijk risico vormen op witwassen of terrorismefinanciering niet onnodig belast worden met zware verplichtingen, en dat fundamentele rechten zoals toegang tot juridische bijstand en privacy gewaarborgd blijven.
Bron: Leidraad Wwft, Wwft, FIU-Nederland
Ook volstaat het in sommige gevallen om vereenvoudigd clientenonderzoek te doen
Ook volstaat het soms om vereenvoudigd cliëntenonderzoek te doen, als je op basis van een goede risico-inschatting kunt zeggen dat de kans op witwassen of terrorismefinanciering laag is. Bij vereenvoudigd cliëntenonderzoek blijft de controle van de opgegeven identiteit van de cliënt echter essentieel. Wel word je als instelling geacht zélf na te denken en een risicoclassificatie – laag, gemiddeld of hoog – te doen. Klanten komen niet met een vast stappenplan. Bijzondere omstandigheden, zoals de betrokkenheid van hoger leidinggevend personeel of een politiek prominente persoon, kunnen leiden tot een andere risicoclassificatie.
Klanten waarbij doorgaans de korte procedure kan worden toegepast, zijn:
1. Beursgenoteerde bedrijven uit EU-landen.
Deze bedrijven zijn namelijk al onderworpen aan strenge transparantie- en rapportage-eisen. Ze hebben een raad van commissarissen, externe accountants, en vaak ook intern toezicht. De kans dat ze betrokken zijn bij criminele geldstromen is daarom zeer beperkt.
2. Overheidsinstanties, zoals ministeries, gemeenten of uitvoeringsorganisaties.
Die hebben een formele, publieke status en zijn onderdeel van een gesloten financieringsstructuur, die weinig ruimte laat voor witwassen.
3. Financiële instellingen uit ‘vergelijkbare landen’.
Bijvoorbeeld banken of verzekeraars uit landen met toezicht vergelijkbaar aan Nederland (denk aan de EU/EER, Canada, Japan, Australië). Omdat zij al onder Wwft-achtige wetgeving vallen, kun je aannemen dat zij zelf ook hun klanten screenen, wat het risico aanzienlijk verkleint.
4. Laag-risico producten of diensten.
Zoals een simpele spaarrekening zonder opnamefaciliteiten, of een standaard levensverzekering zonder complexe uitkeringsstructuur. De beperkte financiële ruimte en lage aantrekkelijkheid voor crimineel misbruik maken dat je bij dit soort producten minder diepgaand onderzoek hoeft te doen.
Risico-inschattingen baseer je op het type cliënt, waar zaken worden gedaan, de aard van de dienst en de transactiepatronen. Maar net als bij alles geldt ook hier: eerst goed beoordelen, dan pas versimpelen. (Bron: Belastingdienst)
Wat houdt vereenvoudigd cliëntenonderzoek in met betrekking tot de uiteindelijk belanghebbende?
Je hoeft het hele Wwft-handboek niet van kaft tot kaft door te nemen, je kunt alleen afvinken wat écht nodig is. Wel zijn er een paar zaken waar je niet omheen kunt, zoals het checken van de identiteit van de klant zodat je weet met wie je te maken hebt. Een kopie van ID of een online identificatie volstaat hiervoor doorgaans. De controle van de opgegeven identiteit, het vaststellen van de uiteindelijk belanghebbende, oftewel de uiteindelijke eigenaar van de juridische entiteit, en het identificeren van de juridische entiteit zijn verplicht bij het uitvoeren van cliëntenonderzoek. Je moet het doel en de aard van de relatie vaststellen en dit kort toelichten. En je moet een UBO-check doen, waarbij wederom geldt: bij verdachte signalen is er meer onderzoek nodig. In bepaalde omstandigheden, zoals wanneer hoger leidinggevend personeel betrokken is of bij complexe structuren, kunnen aanvullende maatregelen vereist zijn om aan de Wwft-verplichtingen te voldoen. Helemaal achterover leunen kan niet, je moet met een schuin oog een oogje in het zeil houden. De Wwft geeft je ruimte, maar die komt met verantwoordelijkheid. En ook al kies je voor de ‘lichtere variant’, het betekent niet dat je daarna achterover kunt leunen. Houdt de relatie met de klant in de gaten, maar dan zonder vergrootglas. Je risicoclassificatie is een levend document.
Ongbruikelijke transacties: wanneer moet je toch melden?
Het melden van ongebruikelijke transacties is een van de belangrijkste verplichtingen onder de Wwft. Een ongebruikelijke transactie is een transactie die afwijkt van het normale gedrag van de cliënt, of die op basis van objectieve of subjectieve indicatoren verdacht kan zijn. Denk bijvoorbeeld aan een grote contante storting door een cliënt die normaal alleen kleine bedragen overmaakt, of aan transacties die niet passen bij het profiel van de cliënt. Zodra je als financiële dienstverlener of andere Wwft-plichtige instelling een ongebruikelijke transactie signaleert, ben je verplicht deze direct te melden bij de FIU. Dit geldt ook als je vermoedt dat de transactie verband houdt met witwassen of het financieren van terrorisme. De FIU beoordeelt vervolgens of de transactie daadwerkelijk verdacht is en of er verder onderzoek nodig is. Door alert te zijn op ongebruikelijke transacties draag je bij aan het voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering.
De rol van de Financial Intelligence Unit (FIU)
De Financial Intelligence Unit (FIU) is het centrale meldpunt voor ongebruikelijke transacties in Nederland. De FIU ontvangt, analyseert en beoordeelt alle meldingen die financiële dienstverleners en andere instellingen doen op grond van de Wwft. Wanneer een ongebruikelijke transactie wordt gemeld, onderzoekt de FIU of er sprake is van witwassen of het financieren van terrorisme. Indien nodig schakelt de FIU andere autoriteiten in, zoals de politie of de Belastingdienst, om verdere stappen te ondernemen. Door deze samenwerking wordt het financiële stelsel beter beschermd tegen misbruik en kunnen criminele geldstromen sneller worden opgespoord. De FIU speelt daarmee een onmisbare rol in de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering, en ondersteunt instellingen bij het naleven van hun wettelijke verplichtingen.
Conclusie: de Wwft is geen one-size-fits-all bij het melden van ongebruikelijke transacties
De Wwft legt veel verantwoordelijkheid bij instellingen die een rol spelen in het financiële verkeer, maar biedt gelukkig ook ruimte voor nuance. Niet iedere professional of organisatie hoeft automatisch aan de volledige Wwft-verplichtingen te voldoen. Door scherp te kijken naar de aard van de dienstverlening, de cliënt en het risicoprofiel, kun je bepalen of een vrijstelling of vereenvoudigde aanpak mogelijk is.
Voor administratiekantoren, juristen, handelaren en andere poortwachters betekent dit dat je niet alleen moet voldoen aan regels, maar ook actief moet nadenken over risico’s. De wet verwacht maatwerk – soms zwaar, soms lichter – afhankelijk van jouw rol in het geheel.
Vrijstelling van de Wwft is dus geen vanzelfsprekendheid, maar wel een reële mogelijkheid wanneer je kunt onderbouwen dat het risico op witwassen of terrorismefinanciering laag is. Door het maken van een bewuste risico-inschatting en het goed documenteren van je keuzes, voorkom je niet alleen onnodige administratieve last, maar toon je ook aan dat je de poortwachtersfunctie serieus neemt.
