De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) betreft de wettelijke verplichtingen rondom het voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering.
Dit artikel richt zich specifiek op de impact van de Wwft op administratiekantoren en accountants. Als administratiekantoor of accountant draag je de verantwoordelijkheid om de financiële integriteit van je cliënten te waarborgen, en daarmee van het bredere financiële systeem.
Op de checklist om Wwft-proof – en dus compliant – te opereren voor administratiekantoren en accountants staan onder meer grondig cliëntenonderzoek, zorgvuldige risicobeoordeling en voortdurende monitoring als verplichte to-do’s. Klinkt helder en afgebakend, maar toch worstelen veel organisaties met de praktische uitvoering ervan. De uitvoering is vaak niet zwart-wit, maar aan interpretatie onderhevig. De ene cliënt vergt meer onderzoek dan de ander, risico’s die cliënten met zich meebrengen, verschillen en regelgeving is niet statisch.
Het automatiseren van processen rondom Wwft-compliance biedt daarom uitkomst, waarbij de accountant een belangrijke rol speelt bij het waarborgen van naleving en het gebruik van geschikte compliancetools.
In dit artikel zoomen we in op hoe dat precies werkt, inhoudt en hoe het administratiekantoren en accountants verder kan helpen.
Het belang van cliëntenonderzoek en risicobeoordeling onder de Wwft
Om te beginnen, even een opfrisser: onder de Wwft zijn instellingen verplicht om cliëntenonderzoek te doen en hen grondig door te lichten voordat ze een zakelijke relatie aangaan. Hun identiteit moet vastgesteld en geverifieerd worden. De diepgang van een dergelijk cliëntenonderzoek is afhankelijk van het risicoprofiel van de cliënt. De aard van de cliënt en diens activiteiten is bepalend voor de diepgang waarmee het onderzoek uitgevoerd moet worden. Voor de ene cliënt volstaat een ‘standaard’, vereenvoudigd cliëntenonderzoek. Voor de ander is een verscherpt cliëntenonderzoek nodig.
▶️ Lees verder: Vereenvoudigd cliëntenonderzoek, wanneer mag je het inzetten?
Zie vereenvoudigd cliëntenonderzoek als de ‘snelle rij’ bij de kassa — je mag er alleen in als je aan bepaalde voorwaarden voldoet. In Wwft-termen betekent dat: alleen als je op basis van een goede risico-inschatting kunt zeggen dat de kans op witwassen of terrorismefinanciering laag is, mag je het toepassen.
Doorgaans vereisen klanten die internationaal zakendoen, actief zijn in sectoren die geassocieerd worden met witwassen of terrorismefinanciering of zakendoen in landen die als risicovol worden aangemerkt – Zie hier de lijst met landen die door de Europese Commissie worden beschouwd als ‘hoog risicolanden’ – meer monitoring en meer checks, dan een lokale eenmanszaak. Afhankelijk van de geïdentificeerde risico’s moeten passende maatregelen worden genomen om deze risico’s te beheersen.
Let wel: risicobeoordeling is niet statisch en moet voortdurend worden geëvalueerd. Het is niet ongebruikelijk om gedurende een samenwerking het risicoprofiel van een klant te herzien, als administratiekantoor, bijvoorbeeld als een klant plotseling internationale betalingen begint te verrichten naar landen met een hoog risico. Administratiekantoren zijn verplicht om cliëntenonderzoek en monitoring te voeren volgens de Wwft, waarbij het cliëntenonderzoek zorgvuldig uitgevoerd moet worden. Daarnaast is het belangrijk om tijdens het cliëntenonderzoek alert te zijn op ongebruikelijke transacties en deze te signaleren en te melden volgens de geldende regelgeving.
De uitdaging van handmatig werk en compliance
Dergelijke cliëntenonderzoeken en het beoordelen van eventuele risico’s zijn tijdsintensieve processen als het allemaal handmatig moet gebeuren. Gegevens moeten kritisch beoordeeld worden om fouten te voorkomen. Bovendien kan een overgeslagen controle of onjuiste interpretatie van gegevens ingrijpende gevolgen hebben. Bij het signaleren van verdachte situaties kan automatisch een melding worden gegenereerd. Het zorgvuldig bijhouden van een dossier is essentieel voor compliance en audits. Met het over het hoofd zien van een risicovolle klant of het niet signaleren van een verdachte transactie overtreedt je de wet, wat kan resulteren in hoge boetes, reputatieschade of in het ergste geval zelfs strafrechtelijke vervolging.
Hoe kun je als accountant automatiseren?
Het automatiseren van Wwft-processen om ‘compliance-efficiëntie’ te vergroten, kan hierin veel opleveren. Doorlooptijd van cliëntenonderzoek kan ingekort worden, de kans op menselijke fouten ingedamd, het bijblijven bij veranderende regelgeving haalbaarder en het inspelen op nieuwe risico’s makkelijker.
Er zijn inmiddels de nodige tools voorhanden om hierbij te helpen. De meest gebruikte tools:
KYC-platforms (Know Your Customer) zijn de meest voorkomende automatiseringstools. Het zijn platforms die bedrijven in staat stellen om de identiteit van klanten te controleren door gegevens te verifiëren aan de hand van officiële documenten, zoals paspoorten, rijbewijzen of andere identificatiemiddelen. KYC-software is vaak gekoppeld aan een database die officiële records bevat, zoals overheidsdatabases en kredietbeoordelingsystemen, zodat organisaties kunnen bevestigen dat de verstrekte informatie accuraat is en klantgegevens up-to-date blijven. Veel KYC-tools bieden ook geautomatiseerde risico-analyse, die rekening houdt met de achtergrond van de klant, het land van herkomst, het type zakelijke activiteiten en meer. Dit maakt het mogelijk om risicoprofielen in real-time op te stellen en indien nodig vervolgonderzoeken te initiëren. KYC-software is essentieel voor zowel het initiële onboarding proces van klanten als voor het voortdurend monitoren van hun status. Klantgegevens worden doorgaans ingevoerd in het platform, waarna deze automatisch worden gecontroleerd en verrijkt met aanvullende gegevens zoals SBI-codes, BTW-nummers of Google Streetview-informatie. Alle klantinformatie wordt zorgvuldig vastgelegd, zodat rapportages en documenten direct beschikbaar zijn voor audits.
Compliance software met automatische sanctielijst- en PEP-checks: dergelijke software voert real-time checks uit tegen verschillende internationale sanctielijsten, zoals die van de Verenigde Naties, de EU, en de Verenigde Staten, om te zorgen dat klanten niet betrokken zijn bij witwaspraktijken of terrorismefinanciering. Daarnaast controleert dit type software ook op Politically Exposed Persons (PEP’s), die extra risicofactoren met zich meebrengen omdat ze in hogere politieke of overheidsposities verkeren. Met deze software kun je compliance-taken efficiënt voeren en klantinformatie en risicoprofielen continu monitoren, zodat relevante wijzigingen tijdig worden gesignaleerd.
Geautomatiseerde documentverificatie tools: in plaats van handmatig documenten te controleren, kunnen geautomatiseerde documentverificatietools documenten scannen, hun echtheid controleren en deze vergelijken met officiële databases. Zo kun je met behulp van deze software paspoorten, ID-kaarten, bankafschriften of andere relevante documenten automatisch scannen, en met behulp van geavanceerde algoritmen en optische tekenherkenning (OCR) de inhoud valideren. Daarbij worden automatisch aanvullende gegevens opgehaald, zoals SBI-codes of BTW-nummers, om het klantprofiel te verrijken.
- Dynamische risicomodellen voor risicobeoordeling: met behulp van algoritmes en machine learning kan dergelijke software risicoprofielen continu evalueren en – vaak in real-time – bijstellen. De software kijkt bijvoorbeeld naar de locatie van een cliënt of kan transactie(s) identificeren, categoriseren en beoordelen. Deze risicomodellen zijn gebaseerd op geavanceerde methodieken, waardoor het voorlopige risicoprofiel van klanten nauwkeurig kan worden bepaald en vastgelegd.
- Automatisch risicoprofiel opstellen:
Met behulp van dergelijke software wordt op basis van ingevoerde gegevens automatisch een risicoprofiel gegenereerd. Het risicoprofiel wordt daarbij specifiek opgesteld voor het betreffende dossier van de klant. Met name voor instellingen die veel nieuwe klanten aannemen is het automatiseren van Wwft-risicobeoordeling essentieel als ze willen opschalen.
Toolselectie: de juiste Wwft-automatisering kiezen
Het kiezen van de juiste Wwft-tool is een cruciale stap voor elke organisatie die haar compliance-processen wil optimaliseren. Een effectieve oplossing moet niet alleen het cliëntenonderzoek stroomlijnen, maar ook de identificatie en verificatie van cliënten eenvoudig en betrouwbaar maken. Let bij de selectie van een tool op de mogelijkheid om risicoprofielen automatisch op te stellen en te actualiseren, zodat je altijd inzicht heeft in de risico’s die je cliënten met zich meebrengen.
Daarnaast is het essentieel dat de software sanctielijsten en adverse media kan controleren, zodat je direct op de hoogte bent van relevante signalen rondom witwassen of terrorismefinanciering. Automatisering van deze processen zorgt ervoor dat je minder tijd kwijt bent aan handmatige controles en dat je compliance altijd op orde is. Kies daarom voor een oplossing die niet alleen voldoet aan de eisen van de Wwft, maar ook past bij de schaal en complexiteit van jouw organisatie.
Wwft-tool integraties: naadloze aansluiting op bestaande systemen
Een efficiënte compliance-omgeving staat of valt met de mate waarin je Wwft-tool integreert met bestaande software en systemen. Door te kiezen voor een oplossing die naadloos aansluit op jouw huidige infrastructuur, voorkomt je dubbele invoer van gegevens en minimaliseert je de kans op fouten en false positives. Denk hierbij aan het automatisch ophalen en verwerken van het KvK-nummer en andere relevante cliëntgegevens, zodat je altijd werkt met actuele en volledige informatie.
Goede integraties zorgen ervoor dat het cliëntenonderzoek, de monitoring en het risicobeleid efficiënt verlopen en dat je compliance-proces soepel en overzichtelijk blijft. Zo houd je meer tijd over voor de inhoudelijke beoordeling van dossiers en ben je verzekerd van een actueel en betrouwbaar compliance-systeem dat meebeweegt met de eisen van de Wwft.
Ondersteuning en beveiliging: randvoorwaarden voor betrouwbare compliance
Naast functionaliteit en integratie is het van groot belang dat je Wwft-tool wordt ondersteund door een deskundig supportteam. Goede ondersteuning betekent dat je snel geholpen wordt bij vragen of technische problemen, zodat je compliance-proces nooit stil komt te liggen.
Daarnaast is de beveiliging van je gegevens essentieel: kies voor een oplossing die voldoet aan de hoogste standaarden op het gebied van databeveiliging en privacy. Dit waarborgt dat gevoelige cliëntinformatie veilig wordt opgeslagen en alleen toegankelijk is voor geautoriseerde medewerkers. Door te investeren in een tool met sterke ondersteuning en robuuste beveiliging, leg je een solide basis voor een betrouwbaar en toekomstbestendig compliance-proces dat volledig in lijn is met de Wwft.
Tips voor implementatie
Bij de implementatie van Wwft-automatiseringssoftware is zorgvuldigheid cruciaal. Onze suggestie: zorg ervoor dat de software die je selecteert zo ontworpen is dat deze voldoet aan de eisen van de Wwft en dus functionaliteiten heeft zoals risicobeoordeling, cliëntenonderzoek en transactiemonitoring.
Ook belangrijk is dat de software aansluit op of geïntegreerd kan worden met al bestaande IT-systemen in je organisatie, zodat zaken als gegevensuitwisseling soepel verlopen en/of dubbele invoer wordt voorkomen. Een goede implementatie van automatisering kan leiden tot betere compliance-resultaten en besluitvorming, doordat het proces van onderzoek en analyse efficiënter en consistenter wordt uitgevoerd.
Zorg er vervolgens voor dat je medewerkers goed worden opgeleid en regelmatig worden bijgeschoold. Automatisering levert pas echt waarde op wanneer er sprake is van een continue wisselwerking tussen mensen, processen en technologie. Medewerkers moeten niet alleen weten hoe de tools werken, maar ook begrijpen waarom ze worden ingezet en wat hun eigen rol blijft binnen het complianceproces.
Technologie kan compliant opereren immers makkelijker en efficiënter maken, maar neemt de verantwoordelijkheid van medewerkers niet weg.
De voordelen van automatisering
Welke vorm van automatisering je ook kiest, het optimaliseren van het KYC-proces, PEP-checks, verificaties en andere werkprocessen, levert allerlei voordelen op:
Automatisering draagt op een slimme en praktische wijze bij aan het optimaliseren van compliance-processen.
Je bespaart kostbare tijd bij zowel de acceptatie als de monitoring van cliënten, doordat veel handmatige handelingen komen te vervallen.
Je verkleint de directe kans op fouten en versnelt processen.
Klanten profiteren van een soepelere en professionelere onboarding, wat de algehele klantbeleving versterkt.
Het naleven van de Wwft wordt aanzienlijk efficiënter, en de risico’s om in zee te gaan met frauduleuze of risicovolle partijen, verkleind.
Toekomst van Wwft-compliance
De toekomst van Wwft-compliance wordt steeds meer bepaald door automatisering en digitalisering. Financiële dienstverleners die investeren in geavanceerde technologieën zoals artificial intelligence en machine learning, kunnen hun compliance-processen niet alleen efficiënter maken, maar ook beter inspelen op nieuwe risico’s en veranderende regelgeving.
Het is belangrijk om continu alert te zijn op wijzigingen in sanctielijsten en andere relevante gegevens, zodat je organisatie altijd voldoet aan de laatste eisen van de Wwft. Door te kiezen voor flexibele en schaalbare oplossingen, blijft je compliance-proces actueel en bent je voorbereid op toekomstige ontwikkelingen. Zo is je organisatie aantoonbaar compliant en minimaliseer je de kans op verrassingen tijdens audits of controles door de toezichthouder.
Conclusie
Automatisering is in het huidige landschap geen luxe, maar noodzaak. Administratiekantoren en accountants worden geacht te voldoen aan de wettelijke verplichtingen rond cliëntenonderzoek, risicobeoordeling en monitoring terwijl er steeds minder mankracht is. Door technologie slim in te zetten en Wwft-processen waar het kan te automatiseren, wordt compliant opereren eenvoudiger en de operationele druk teruggeschroefd.
Maar bij alles geldt hier ook weer: technologie ondersteunt, maar neemt de verantwoordelijkheid niet over. Menselijke betrokkenheid is essentieel. Wie nu investeert in de juiste tools én in de kennis van zijn medewerkers, zet een stevige stap richting duurzame, toekomstbestendige compliance.
👉 Klaar om efficiënter om te gaan met Wwft-compliance?
Met Grub automatiseer je het volledige KYC-proces, van cliëntenonderzoek tot risicobeoordeling en monitoring – snel, veilig en 100% Wwft-proof. Ontdek hoe Grub jouw administratiekantoor kan helpen om tijd te besparen, fouten te minimaliseren en altijd voorbereid te zijn op audits.
