Maurice Geilen is partner bij VLM Accountants in Sittard en heeft een sterke focus op technologie en efficiëntie. “Iedereen is iedere dag met zijn werk bezig en niet met de vraag: hoe kan het werk efficiënter? Ik doe dat wel, ik vind dat leuk.” Daarnaast is hij nog steeds betrokken bij de samenstelpraktijk, de adviespraktijk en is hij als extern accountant ingeschreven bij de AFM.
De Wwft-verantwoordelijke
Sinds enkele jaren is Maurice Wwft-verantwoordelijke binnen VLM. “Toen we dit gingen implementeren, zochten we naar de beste manier om het goed te doen. Uiteindelijk draait het om processen die voldoen aan de wet- en regelgeving en klaar zijn voor eventuele controles,” zegt hij.
Maurice stelt dat het cruciaal is om gegevens op een centrale plek te bewaren. “Je wilt niet telkens een nieuw kopie paspoort opvragen bij elke jaarrekening. Met Grub kunnen we periodieke controles uitvoeren en zaken toetsen met gegevens van de KvK.”
Uniformiteit in klantacceptatie
Maurice was direct enthousiast toen Grub de functie Grub e-Verificatie introduceerde. “Het grote voordeel is dat ik hierdoor niet altijd fysiek contact hoef te hebben met klanten voor de identificatie en verificatie,” legt hij uit. “Ons kantoor is in Limburg, maar we hebben klanten door het hele land. Het e-verificatie proces maakt het gemakkelijk om klanten binnen Nederland op een veilige en betrouwbare manier te verifiëren.”
Bij VLM Accountants verloopt het proces als volgt: “We kondigen aan dat er een verificatiemail aankomt. Klanten verifiëren zichzelf via de Yivi-app of uploaden hun kopie ID. Bij bestaande klanten vragen we, indien nodig, om een nieuwe upload wanneer we met de jaarrekening bezig zijn.”
“Met Grub e-Verificatie heb je een directe link met overheidsdocumentatie, waarheidsgetrouwer wordt het niet. Een kopie paspoort hoef ik niet te hebben.”
Ook prijst Maurice Grub Risico Vangnet, een Grub-feature die het zoekproces naar negatieve media automatiseert en zorgt voor uniformiteit. “Iedereen binnen VLM zoekt nu op dezelfde manier naar risico’s, wat helpt bij het beantwoorden van de vraag: ‘Wanneer doe je het goed?’” Hierdoor is er binnen VLM meer consistentie in hoe risico-onderzoek wordt uitgevoerd.
Procedure bij hoog-risicoklanten
Maurice benadrukt dat VLM niet zomaar afscheid neemt van klanten die als hoog risico worden geclassificeerd. “We kijken eerst of we de risico’s onder controle kunnen krijgen. Als dat kan, is er niets aan de hand. Maar soms moeten we wel eens afscheid nemen van een klant en melding doen bij de FIU, zoals bij een vermoeden van fraude in een transactiestroom”, zegt hij.
Hoewel VLM nog geen officiële audit heeft gehad, voelen ze zich goed voorbereid dankzij Grub. “We hebben wel feedback gevraagd van SRA en daaruit bleek dat we onze Wwft goed op orde hebben dankzij Grub,” zegt Maurice.
Accountantskantoren en werkdruk
Maurice is vastberaden dat ook kleine kantoren zoals VLM succesvol audits kunnen uitvoeren. “We hebben nu een auditafdeling van zes mensen en willen deze uitbreiden om meer kennis te combineren en op een effectieve manier te voldoen aan de regelgeving. We hebben misschien niet de schaal van de ‘Big 4’, maar we kunnen zeker kwalitatieve audits uitvoeren,” betoogt hij.
Daarbij gelooft Maurice in slimme werkmethodes. Waarbij je niet altijd de onderste steen boven moet willen halen. “Dat is niet onze taak,” zegt hij. “We hadden bijvoorbeeld een klant met 11 mensen in de organisatiestructuur. Na een snelle analyse vielen er zes of zeven af als UBO en de rest was al geverifieerd. Dit scheelt veel werk.”
Het personeelstekort in de accountancy is volgens Maurice deels te wijten aan de complexiteit van het vak. “Ons vak bestaat uit heel veel regeltjes en je moet voortdurend ‘bijstuderen’. Dat schrikt studenten soms af,” zegt hij. Maurice streeft naar een goede work/life-balans binnen VLM om het beroep aantrekkelijker te maken.
De Wwft op orde
Fraude vormt een belangrijk onderdeel van de Wwft, en Maurice benadrukt het belang van kennisniveau binnen de organisatie. “We organiseren regelmatig cursussen en nodigen externe specialisten (waaronder Arnout van Kempen) uit om het kennisniveau hoog te houden. Dit is essentieel voor een correcte uitvoering van ons risicobeleid,” legt hij uit.
VLM besloot met Grub te werken om alles op één plek te kunnen borgen en uniformiteit te creëren in het proces. “De jaarlijkse toetsing via Grub alerts maakt ons bewust van veranderingen in risiconiveaus, iets wat voorheen niet altijd eenduidig gedocumenteerd werd,” zegt Maurice. Hij moedigt andere kantoren aan om volledig over te stappen naar Grub: “Gewoon doen, het is een investering in je proces.”
“Met Grub heb je op een gedegen manier je Wwft op orde. Gewoon doen, het is een investering in je proces.”
Over VLM Accountants
VLM Accountants & Adviseurs ontstond in 2010 door de fusie van twee kantoren en heeft inmiddels meer dan 90 jaar ervaring. Het kantoor, gevestigd in Sittard, telt ongeveer 30 medewerkers en bedient een breed scala aan klanten, van starters en zzp’ers tot grotere ondernemingen met meer dan 300 werknemers.
Hun expertise omvat financiële administratie, jaarrekening opstellen (samenstel, beoordeling of controle), fiscale aangiften, salarisadministratie en adviesdiensten.
Inmiddels hebben zij binnen enkele maanden tijd meer dan 40 cliënten digitaal geverifieerd via Grub e-Verificatie.
