Cliƫntenonderzoek in de Wwft: hoe ver moet je gaan?

Door Anke Feenstra

De vraag ā€˜Hoe ver moet je gaanā€™ wordt vaak gesteld, maar het antwoord daarop is niet eenvoudig te geven. Eigenlijk gaat het erom dat achteraf is uit te leggen dat men onder gegeven omstandigheden ver genoeg is gegaan. Het is uiteraard wel mogelijk om een kader te schetsen en dat kader verschilt uiteraard per kantoor of per dienstverlener. De Wwft is risico gebaseerde wetgeving, dus het is vooral van belang om de risicoā€™s in kaart te brengen.

De reikwijdte van de Wwft

Voor een goed begrip van dat kader is het wellicht nuttig om eerst een beeld te schetsen van de wettelijke verplichtingen van de Wwft. Uit de definitie in artikel 1a, lid 4, sub b van de Wwft blijkt dat nagenoeg iedere accountant of administratieconsulent onder de reikwijdte van de Wwft valt. Een beroep op de zogenaamde procesvrijstelling is voor deze categorie dienstverlening niet mogelijk, dus het is noodzakelijk om de verplichtingen uit de Wwft goed op orde te hebben.

Met de invoering van de vierde anti-witwasrichtlijn in juli 2018 is er meer aandacht gekomen voor het vooraf inrichten van een beleid en procedures om de verplichtingen uit de Wwft beter uit te voeren. Het is noodzakelijk om de cliĆ«ntenportefeuille goed tegen het licht te houden en op voorhand te onderzoeken en vast te leggen welke mogelijke risicoā€™s zich bij de huidige en toekomstige cliĆ«nten kunnen voordoen. Daarbij zul je moeten nagaan welke risicofactoren zich kunnen voordoen bij het type cliĆ«nt, het product, de transactie en welke leveringskanalen of geografische landen een rol spelen. Gaat er veel contant geld om in de branches waarvoor een dienstverlener werkzaam is? Wordt er zaken gedaan met landen, die als hoog risico landen worden aangemerkt?

Cliƫntonderzoek, op welke wijze

Daarnaast is het van belang om vast te leggen op welke wijze het cliĆ«ntenonderzoek dient plaats te vinden en welke factoren aanleiding zijn voor een nieuw onderzoek dan wel binnen welke periode een nieuw onderzoek geĆÆndiceerd is. Welke bronnen worden geraadpleegd? Niet alleen bij het aangaan van de zakelijke relatie wordt een cliĆ«ntenonderzoek verricht, maar bij welke transacties of wijzigingen is er aanleiding voor een nieuw onderzoek?

Wwft volledigheid checklist

Een cliƫntenonderzoek laat zich over het algemeen vatten in een aantal uitgangspunten:

  • Wie is jouw cliĆ«nt?
  • Wat wil de cliĆ«nt van jou? Ligt het voor de hand dat hij dit van jou vraagt?
  • Waarom wil de cliĆ«nt gebruik maken van jouw diensten?
  • Blijf alert, ook in het geval je de cliĆ«nt al jaren kent!

Bij een natuurlijk persoon zal de identificatie met een geldig legitimatiebewijs volstaan. Het identificeren van een rechtspersoon kan plaatsvinden aan de hand van een uittreksel van de Kamer van Koophandel of een notariĆ«le of juridische akte of verklaring. Daarnaast dient ook de UBO (ultimate beneficial owner) te worden geĆÆdentificeerd. Daarbij kan, naast het eigendom van (meer dan) 25 procent, ook de zeggenschap tot een UBO-kwalificatie leiden. Daarvoor zullen de aandeelhoudersafspraken of stemovereenkomsten moeten worden onderzocht. Als niemand aan de criteria voor eigendom of zeggenschap voldoet, zal een pseudo UBO moeten worden geĆÆdentificeerd. Dat is degene met een leidinggevende functie.

Wel of geen noodzaak van verder onderzoek

Of het noodzakelijk is om verder onderzoek te verrichten, of minder, is afhankelijk van de kwalificatie van het cliĆ«ntenonderzoek; vereenvoudigd, regulier of verscherpt. Een vereenvoudigd onderzoek kan plaatsvinden bij een laag risico op witwassen of financiering van terrorisme. Voorheen was in de wet opgenomen dat een vereenvoudigd onderzoek kon plaatsvinden bij bijvoorbeeld beursgenoteerde ondernemingen. Die specificatie is uit de wet gehaald, omdat ook hier voortaan per zakelijke relatie of transactie eerst een risico-afweging moet worden gemaakt. Bij een verscherpt cliĆ«ntenonderzoek is het noodzakelijk dat verdergaand onderzoek wordt verricht. Dat is het geval bij een hoog risico op witwassen of als de cliĆ«nt is gevestigd of woont in een hoog risico gebied. In zoā€™n geval dient derhalve wellicht een nader onderzoek plaats te vinden naar de echtheid en betrouwbaarheid van de overhandigde documentatie. In dit verband speelt ook de definitie van PEP (politicaly exposed person) een rol. Als sprake is van een PEP, en dat is vaker dan je in eerste instantie zou vermoeden (zie artikel 2 van het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018), dan geldt ook een verscherpte controle.

Geruststellende gedachte

Kortom, echt concreet weergeven hoe ver je moet gaan is zonder nadere informatie niet te omschrijven. Vaak hebben beroepsorganisaties en toezichthouders wel kaders geschetst, waaruit blijkt welke documentatie volstaat of na welke periode een nieuw cliĆ«ntenonderzoek gewenst is. Het is wel van belang om dit vooraf na te gaan, dit op de eigen cliĆ«ntenportefeuille toe te passen en vast te leggen in risicobeleid.Ā  En vervolgens is het zaak om dat beleid ook daadwerkelijk uit te voeren.

De accountant is geen opsporingsambtenaar, dus er zullen altijd situaties blijven waarin achteraf blijkt dat sprake is van witwassen of zelfs financiering van terrorisme. Voor de accountant is dan van belang dat hij kan uitleggen dat hij onder de gegeven omstandigheden ver genoeg is gegaan.

Gekeken naar Grub voor Accountants: omdat Grub zowel qua de inrichting van beleid, procedures, cliĆ«ntacceptatie, continue monitoring, als ook vastlegging (en dus uitleg) van zowel objectieve als subjectieve beslissingen een heel grondig hulpmiddel is, zou je kunnen stellen dat als je hiermee werkt de vraag ā€˜hoe ver moet je gaanā€™ overbodig is geworden. Voor veel accountants denk ik een geruststellende gedachte.

ā€”

Ben je door dit artikel geĆÆnspireerd geraakt om de Wwft voor eens en altijd Ć©cht op orde te krijgen? Vraag dan hier een Free trial aan.
logo_footer