Door Mr. Anke Feenstra, advocaat en partner bij Hertoghs advocaten, expert in fraudezaken.
De vraag ‘Hoever moet je gaan?’ wordt vaak gesteld, maar het antwoord daarop is niet eenvoudig te geven. Eigenlijk gaat het erom dat achteraf is uit te leggen dat men onder gegeven omstandigheden ver genoeg is gegaan. Het is uiteraard wel mogelijk om een kader te schetsen en dat kader verschilt uiteraard per kantoor of per dienstverlener. De Wwft is risicogebaseerde wetgeving, dus het is vooral van belang om de risico’s in kaart te brengen.
De reikwijdte van de Wwft
Voor een goed begrip van dat kader is het wellicht nuttig om eerst een beeld te schetsen van de wettelijke verplichtingen van de Wwft. Uit de definitie in artikel 1a, lid 4, sub b van de Wwft blijkt dat nagenoeg iedere accountant of administratieconsulent onder de reikwijdte van de Wwft valt. Een beroep op de zogenaamde procesvrijstelling is voor deze categorie dienstverlening niet mogelijk, dus het is noodzakelijk om de verplichtingen uit de Wwft goed op orde te hebben.
Met de invoering van de vierde anti-witwasrichtlijn in juli 2018 is er meer aandacht gekomen voor het vooraf inrichten van een beleid en procedures om de verplichtingen uit de Wwft beter uit te voeren. Het is noodzakelijk om de cliëntenportefeuille goed tegen het licht te houden en op voorhand te onderzoeken en vast te leggen welke mogelijke risico’s zich bij de huidige en toekomstige cliënten kunnen voordoen. Daarbij zul je moeten nagaan welke risicofactoren zich kunnen voordoen bij het type cliënt, het product, de transactie en welke leveringskanalen of geografische landen een rol spelen. Gaat er veel contant geld om in de branches waarvoor een dienstverlener werkzaam is? Wordt er zaken gedaan met landen, die als hoogrisicolanden worden aangemerkt?
Cliëntonderzoek, op welke wijze
Daarnaast is het van belang om vast te leggen op welke wijze het cliëntenonderzoek dient plaats te vinden en welke factoren aanleiding zijn voor een nieuw onderzoek dan wel binnen welke periode een nieuw onderzoek geïndiceerd is. Welke bronnen worden geraadpleegd? Niet alleen bij het aangaan van de zakelijke relatie wordt een cliëntenonderzoek verricht, maar bij welke transacties of wijzigingen is er aanleiding voor een nieuw onderzoek?
Een cliëntenonderzoek laat zich over het algemeen vatten in een aantal uitgangspunten:
- Wie is jouw cliënt?
- Wat wil de cliënt van jou? Ligt het voor de hand dat hij dit van jou vraagt?
- Waarom wil de cliënt gebruik maken van jouw diensten?
- Blijf alert, ook in het geval je de cliënt al jaren kent!
Bij een natuurlijk persoon zal de identificatie met een geldig legitimatiebewijs volstaan. Het identificeren van een rechtspersoon kan plaatsvinden aan de hand van een uittreksel van de Kamer van Koophandel of een notariële of juridische akte of verklaring. Daarnaast dient ook de UBO (ultimate beneficial owner) te worden geïdentificeerd. Daarbij kan, naast het eigendom van (meer dan) 25 procent, ook de zeggenschap tot een UBO-kwalificatie leiden. Daarvoor zullen de aandeelhoudersafspraken of stemovereenkomsten moeten worden onderzocht. Als niemand aan de criteria voor eigendom of zeggenschap voldoet, zal een pseudo UBO moeten worden geïdentificeerd. Dat is degene met een leidinggevende functie.
Wel of geen noodzaak van verder onderzoek
Of het noodzakelijk is om verder onderzoek te verrichten, of minder, is afhankelijk van de kwalificatie van het cliëntenonderzoek; vereenvoudigd, regulier of verscherpt. Een vereenvoudigd onderzoek kan plaatsvinden bij een laag risico op witwassen of financiering van terrorisme. Voorheen was in de wet opgenomen dat een vereenvoudigd onderzoek kon plaatsvinden bij bijvoorbeeld beursgenoteerde ondernemingen. Die specificatie is uit de wet gehaald, omdat ook hier voortaan per zakelijke relatie of transactie eerst een risico-afweging moet worden gemaakt. Bij een verscherpt cliëntenonderzoek is het noodzakelijk dat verdergaand onderzoek wordt verricht. Dat is het geval bij een hoog risico op witwassen of als de cliënt is gevestigd of woont in een hoogrisico-gebied. In zo’n geval dient derhalve wellicht een nader onderzoek plaats te vinden naar de echtheid en betrouwbaarheid van de overhandigde documentatie. In dit verband speelt ook de definitie van PEP (politicaly exposed person) een rol. Als sprake is van een PEP, en dat is vaker dan je in eerste instantie zou vermoeden (zie artikel 2 van het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018), dan geldt ook een verscherpte controle.
Geruststellende gedachte
Kortom, echt concreet weergeven hoe ver je moet gaan is zonder nadere informatie niet te omschrijven. Vaak hebben beroepsorganisaties en toezichthouders wel kaders geschetst, waaruit blijkt welke documentatie volstaat of na welke periode een nieuw cliëntenonderzoek gewenst is. Het is wel van belang om dit vooraf na te gaan, dit op de eigen cliëntenportefeuille toe te passen en vast te leggen in risicobeleid. En vervolgens is het zaak om dat beleid ook daadwerkelijk uit te voeren.
De accountant is geen opsporingsambtenaar, dus er zullen altijd situaties blijven waarin achteraf blijkt dat sprake is van witwassen of zelfs financiering van terrorisme. Voor de accountant is dan van belang dat hij kan uitleggen dat hij onder de gegeven omstandigheden ver genoeg is gegaan.
Gekeken naar Wwft-software Grub: omdat Grub zowel qua de inrichting van beleid, procedures, cliëntacceptatie, continue monitoring, als ook vastlegging (en dus uitleg) van zowel objectieve als subjectieve beslissingen een heel grondig hulpmiddel is, zou je kunnen stellen dat als je hiermee werkt de vraag ‘hoever moet je gaan’ overbodig is geworden. Voor veel accountants, administratiekantoren en financieel adviseurs denk ik een geruststellende gedachte.
—
