Wie zit er écht aan de knoppen binnen een bedrijf? Wie is de uiteindelijk belanghebbende Wwft (UBO)? Niet altijd degene die op papier de leiding heeft, blijkt vaak. Ook betekent zeggenschap op papier niet per definitie zeggenschap in de praktijk. Vaak genoeg is er een stille vennoot, grootaandeelhouder of een externe partij die niet direct zichtbaar is in de officiële structuur van een organisatie, maar wel een beslissende functie heeft.
Daarom zijn ondernemingen bij de wet verplicht om bij (nieuwe) cliënten in kaart te brengen wie de uiteindelijk belanghebbende (UBO) van een organisatie is, als ze Wwft-proof willen opereren. Ook moeten ze dit registreren in het UBO-register van de Kamer van Koophandel. Als ze dit niet doen, riskeren ze fikse boetes en reputatieschade.
Soms is het makkelijk te achterhalen wie de uiteindelijk belanghebbende is. Maar vaak genoeg hebben organisaties complexe juridische structuren ontworpen om UBO’s te verhullen en is het een enorme uitdaging om te achterhalen wie met de scepter zwaait. Dat er ook vaak verwarring is over UBO-definities, helpt daar niet mee. Zogenoemde ‘disclosure-moeheid’ evenmin, ondernemingen staan doorgaans niet te springen om bepaalde informatie openbaar te maken. Met dit blog willen we helderheid bieden in de wirwar van regels en verantwoordelijkheden rondom UBO’s en je helpen met weten waar je als onderneming aan toe bent.
Meer informatie over UBO’s vind je in onze kennisbank.
Vaststellen wie de Uiteindelijk Belanghebbende Wwft (UBO) is
Dit moet gebeuren volgens de omschrijving van de uiteindelijk belanghebbende, beschreven in artikel 1 van de Wwft en in het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 (artikel 3). Daarin staat onder andere dat de UBO de persoon is die uiteindelijk eigenaar is van of feitelijke controle heeft – via aandelen, stemrechten of andere middelen – over een onderneming. Er zijn verschillende manieren om dit te identificeren.
1. 25% aandelen of stemrecht
De persoon die meer dan 25% van de aandelen of stemrechten in een organisatie bezit, kan aangemerkt worden als uiteindelijk belanghebbende. Dit kan direct eigendom zijn, of indirect eigendom, via een – soms complexe – structuur met tussenpersonen en/of juridische constructies.
Voorbeeld uiteindelijk belanghebbende Wwft
Als persoon A via een stichting (STAK) indirect de controle heeft over meer dan 25% van de aandelen, dan is persoon A de UBO, zelfs als hij of zij niet zelf als aandeelhouder wordt geregistreerd.
2. Feitelijk zeggenschap
Behalve aandelen bezitten, kan de UBO ook feitelijke zeggenschap hebben over een organisatie, bijvoorbeeld als iemand de bevoegdheid heeft om belangrijke beslissingen binnen het bedrijf te nemen of te sturen.
Voorbeeld
Als iemand via een contractuele afspraak zeggenschap heeft over het beleid van een organisatie, zónder aandelen te bezitten, kan deze ook als UBO worden aangemerkt.
3. Meer dan 25% van de economische rechten
Vastgesteld kan ook worden dat iemand in de organisatie meer dan 25% van de economische rechten bezit, zoals het recht op winst of liquidatiesaldo. Die persoon kan ook als UBO worden aangemerkt. Dit kan het geval zijn bij bijvoorbeeld een certificaat van aandelen, waarbij de zeggenschap bij een andere partij ligt, maar de economische rechten bij de UBO.
Voorbeeld
Bedrijf X heeft zijn aandelen ondergebracht bij een Stichting Administratiekantoor (STAK). De STAK houdt juridisch gezien alle aandelen (en dus de zeggenschap), maar geeft wél certificaten van die aandelen uit aan een investeerder, bijvoorbeeld mevrouw De Jong. Deze certificaten geven recht op 30% van de winstuitkeringen en het liquidatiesaldo.
Hoewel mevrouw De Jong dus geen stemrecht heeft in de aandeelhoudersvergadering, ontvangt ze meer dan 25% van de economische opbrengsten van het bedrijf. Daarom kan zij worden aangemerkt als UBO.
4. Juridische constructies
Als eigendom of zeggenschap wordt beheerd via juridische structuren, zoals een trust of fonds voor gemene rekening, kan de uiteindelijke belanghebbende nog steeds een persoon zijn die geen formeel eigenaar is maar wel de werkelijke controle heeft. Bijvoorbeeld als een trust wordt opgericht, en de trustee (de beheerder van de trust) formeel eigenaar is van bepaalde activa, zoals aandelen in een bedrijf. In zo’n geval heeft de trustee de formele zeggenschap, maar de UBO is degene die uiteindelijk profiteert van de activa – de begunstigde van de trust: de persoon die profiteert van de aandelen die in de trust zitten, de partij die recht heeft op de inkomsten, winsten, eigendommen of andere eigendommen in het bezit van de trust.
Voorbeeld
De familie Van Dijk richt een trust op op de Kaaimaneilanden. De trustee is een professioneel trustkantoor dat de aandelen beheert van een Nederlands vastgoedbedrijf. Op papier is het trustkantoor de formele eigenaar van de aandelen. De begunstigde van de trust is echter meneer Van Dijk zelf. Hij ontvangt alle inkomsten die voortkomen uit het vastgoedbezit, zoals huurinkomsten en verkoopopbrengsten. Hoewel meneer Van Dijk nergens als formeel eigenaar staat geregistreerd, is hij in de praktijk degene die profiteert van de activa en wordt daarom aangemerkt als de uiteindelijk belanghebbende Wwft.
Wat te doen met pseudo-UBO's
Vaak genoeg is het echter ingewikkelder om de UBO te identificeren, bijvoorbeeld als bedrijven hun aandelen hebben gespreid of complexe eigendomsstructuren hebben. Dan is verder onderzoek vereist.
Zo kan het voorkomen dat er zogenaamde pseudo-UBO’s worden aangetroffen bij een controle: personen die op papier als UBO worden geregistreerd, maar geen daadwerkelijke (economische) controle uitoefenen over het bedrijf. Soms wordt een pseudo-UBO opgevoerd om te voldoen aan de wet. Het is als dienstverlener belangrijk dat je die identificeert bij een controle, zodat het UBO-register zo waarheidsgetrouw mogelijk is.
Het UBO-register
Als je hebt vastgesteld wie de UBO is, moet je dat registreren in het UBO-register, een register dat opereert op basis van Europese anti-witwasrichtlijnen, transparantie wil bevorderen en misbruik tegen wil gaan.
Hierin zet je de naam, geboortedatum, nationaliteit, woonland en de aard en omvang van het belang in de organisatie van de UBO. Ook burgerservicenummer (BSN), een kopie van een identiteitsbewijs en het woonadres van de uiteindelijk belanghebbende Wwft worden geregistreerd.
Een deel van de informatie van de UBO – de naam, nationaliteit en een aanduiding van het belang – is voor iedereen openbaar en opvraagbaar via het register. Gevoeligere gegevens zijn alleen toegankelijk voor bevoegde autoriteiten, zoals de Belastingdienst, FIOD, Openbaar Ministerie en toezichthouders.
Iedere organisatie of dienstverlener die onder de Wwft valt, is verplicht om de UBO vast te stellen, de identiteit van de UBO te verifiëren met officiële documenten, dit te registeren, bij te houden én wordt geacht onregelmatigheden of ongebruikelijke transacties te melden bij FIU-Nederland.
Wie niet voldoet aan de UBO-verplichtingen , riskeert sancties. Het kan uitmonden in bijvoorbeeld problemen bij het openen van een bankrekening, vertraging of weigering van dienstverlening door Wwft-instellingen en reputatieschade veroorzaken.
Samengevat: het vaststellen en vastleggen van de uiteindelijk belanghebbende is geen papieren formaliteit, maar essentieel om transparantie, risicobeheersing en vertrouwen te waarborgen. Door te weten wie de touwtjes in handen heeft binnen de organisatie die je bedient en dit te registreren, voldoe je niet alleen aan de wet, maar bouw je ook aan een stevig fundament voor integer zakendoen.
➡️ Wil je het ook minder tijd en energie kwijt zijn aan Wwft-compliant opereren? Plan dan vrijblijvend een afspraak in.
