In de wereld van compliance en klantonderzoek lijkt het soms alsof elke cliĆ«nt een uitgebreid dossier moet krijgen, compleet met kopieĆ«n van paspoorten, organogrammen en risicoprofielen. Maar ondanks dat dit de standaard is, is het niet Ć”ltijd een gegeven dat een cliĆ«nt 360 graden doorgelicht moet worden. Soms is er binnen de Wwft ook ruimte voor een lichtere vorm van controle die minder administratie vereist en volstaat vereenvoudigd cliĆ«ntenonderzoek. Deze variant kan ingezet worden als vanaf het begin al helder is dat het risico op witwassen of terrorismefinanciering laag is.Ā
Zomaar mag je deze variant echter niet toepassen. In deze blog zoomen we in op wanneer je cliĆ«ntonderzoek light kunt doen, hoe je dat goed uitvoert en waar je op moet letten om toch aan alle verplichtingen te voldoen.Ā
Vereenvoudigd cliƫntenonderzoek, wanneer mag je het inzetten?
Zie vereenvoudigd cliĆ«ntenonderzoek wwft als de ‘snelle rij’ bij de kassa ā je mag er alleen in als je aan bepaalde voorwaarden voldoet. In Wwft-termen betekent dat: alleen als je op basis van een goede risico-inschatting kunt zeggen dat de kans op witwassen of terrorismefinanciering laag is, mag je het toepassen.Ā Ā
Maar je wordt als instelling geacht zĆ©lf na te denken en een risicoclassificatie ā laag, gemiddeld of hoog ā te doen. Klanten komen niet met een vast stappenplan.Ā Ā
Klanten waarbij je doorgaans de korte procedure kunt toepassen, zijn:Ā
- Beursgenoteerde bedrijven uit EU-landen. Deze bedrijven zijn al onderworpen aan strenge transparantie- en rapportage-eisen. Ze hebben een raad van commissarissen, externe accountants, en vaak ook intern toezicht. De kans dat ze betrokken zijn bij criminele geldstromen is daarom zeer beperkt.
- Overheidsinstanties, zoals ministeries, gemeenten of uitvoeringsorganisaties. Die hebben een formele, publieke status en zijn onderdeel van een gesloten financieringsstructuur, die weinig ruimte laat voor witwassen āĀ
- FinanciĆ«le instellingen uit āvergelijkbare landenā,Ā
bijvoorbeeld banken of verzekeraars uit landen met toezicht vergelijkbaar aan Nederland (denk aan de EU/EER, Canada, Japan, AustraliĆ«). Omdat zij al onder Wwft-achtige wetgeving vallen, kun je aannemen dat zij zelf ook hun klanten screenen, wat het risico aanzienlijk verkleint.Ā - Laag-risico producten of diensten, zoals een simpele spaarrekening zonder opnamefaciliteiten, of een standaard levensverzekering zonder complexe uitkeringsstructuur. De beperkte financiĆ«le ruimte en lage aantrekkelijkheid voor crimineel misbruik maken dat je bij dit soort producten minder diepgaand onderzoek hoeft te doen.Ā
Risico-inschattingen baseer je op het type cliĆ«nt, waar zaken worden gedaan, de aard van de dienst en de transactiepatronen. Maar net als bij alles geldt ook hier: eerst goed beoordelen, dan pas versimpelen. (Bron: Belastingdienst)Ā
De risicoclassificatie is laag, je besluit vereenvoudigd cliƫntenonderzoek te doen. Wat houdt het in?
Voor vereenvoudigd cliĆ«ntenonderzoek hoef je het hele Wwft-handboek niet van kaft tot kaft door te nemen. Je kunt alleen afvinken wat Ć©cht nodig is. Wel zijn er een paar zaken waar je niet omheen kunt, zoals het checken van de identiteit van de klant zodat je weet met wie je te maken hebt. Een kopie van ID of een online identificatie volstaat hiervoor doorgaans. Je moet het doel en de aard van de relatie vaststellen en dit kort toelichten. En je moet een UBO-check doen, waarbij wederom geldt: bij verdachte signalen is er meer onderzoek nodig. Helemaal achterover leunen kan niet, je moet met een schuin oog een oogje in het zeil houden. De Wwft geeft je ruimte, maar die komt met verantwoordelijkheid. En ook al kies je voor de ālichtere variantā, het betekent niet dat je daarna achterover kunt leunen. Houdt de relatie met de klant in de gaten, maar dan zonder vergrootglas. Je risicoclassificatie is een levend document.Ā Ā
Lees verder: Consultatieversie De Nederlandsche Bank Wwft Q&A Good PracticesĀ
Voorbeeld van een situatie waarin je vereenvoudigd cliƫntenonderzoek mag toepassen
Ā
Als je een Nederlandse klant voor je hebt die een standaard levensverzekering met een lage premie wil afsluiten met een lage waarde, zonder mogelijkheid tot tussentijdse opnames of cash-uitkeringen. Als het een verzekering is zonder beleggingscomponent, de herkomst van de gelden duidelijk, er geen contant geld vloeit, buitenlandse tussenpersonen, trusts of onduidelijke UBOās zijn, dan is het doorgaans veilig. Er hoeven bovendien al helemaal geen alarmbellen aan te gaan als de klant een overheidsinstelling is ā laag risico, want wordt al onderworpen aan openbaar toezicht en uitgebreide controlemechanismen ā en de transactie rechttoe rechtaan is.Ā Ā Ā
Veelgemaakte fouten bij vereenvoudigd cliƫntenonderzoek, en hoe ze te voorkomen
Hoewel vereenvoudigd cliĆ«ntenonderzoek (CDD) in bepaalde situaties is toegestaan, zien toezichthouders dat instellingen regelmatig onterecht of onzorgvuldig gebruikmaken van deze mogelijkheid. De meest voorkomende fouten ā Ć©n hoe ze te vermijden.Ā Ā Ā
1. Te snel aannemen dat een klant ālaag risicoā is zonder onderbouwingĀ
Een klassieke fout is het intuĆÆtief of routinematig inschatten van een klant als ālaag risicoā, zonder een aantoonbare analyse. Bijvoorbeeld omdat de klant Nederlands is, een bekende instelling vertegenwoordigt, of omdat het om een ogenschijnlijk simpel product gaat. Dit kan problematisch zijn, omdat de Wwft vereist dat risicoās objectief en gestructureerd worden beoordeeld, op basis van relevante factoren zoals klanttype, producttype, geografisch risico en transactiegedrag. Om dit te voorkomen kun je een gestandaardiseerd risicoclassificatiemodel gebruiken, bijvoorbeeld risicoscoring en de motivering voor de risicoklasse altijd vaststellen in het klantdossier.
2. Documentatie waarom vereenvoudiging is toegepast, ontbreektĀ
Soms wordt vereenvoudigd onderzoek toegepast zonder dat dit zichtbaar of uitlegbaar is in het dossier. Bij een toetsing of audit is dan niet te achterhalen waarom bepaalde stappen zijn overgeslagen of afgezwakt, terwijl je voor de Wwft verplicht bent aan te tonen waarom je voor vereenvoudigde cliĆ«ntacceptatie hebt gekozen en de risicoās die zijn beoordeeld. Om dit te voorkomen doe je er goed aan expliciet te documenteren welke risicoās je hebt afgewogen, welke factoren aanleiding gaven tot vereenvoudiging en welke controlemiddelen je wĆ©l hebt ingezet (bijv. identificatie, UBO-check, sanctiescreening).Ā
3. UBO-check overslaan terwijl dat wel verplicht is
Sommige instellingen denken dat de UBO-check niet nodig is bij vereenvoudigd onderzoek, of nemen aan dat bij bepaalde klanttypes (zoals stichtingen of eenmanszaken) geen UBO hoeft te worden geregistreerd, terwijl het vaststellen en verifiĆ«ren van de UBO’s ten alle tijden verplicht is, tenzij er aantoonbaar geen UBO bestaat, zoals bij een beursgenoteerde NV.Ā Ā
Samengevat: vereenvoudigd cliĆ«ntenonderzoek klinkt aantrekkelijk ā minder papierwerk, snellere onboarding ā maar vergis je niet: de āshortcutā is niet vrijblijvend. Alleen als je goed kunt onderbouwen dat het risico op witwassen of terrorismefinanciering daadwerkelijk laag is, mag je deze lichtere variant toepassen. En ook dan blijft zorgvuldigheid geboden: je moet weten met wie je zakendoet, risicoās blijven monitoren en je keuzes helder documenteren.Ā
Verder lezen
CliĆ«ntenonderzoek in de Wwft: hoe ver moet je gaan?Ā Ā Ā Ā Ā
De vraag āhoever moet je gaan in de Wwftā wordt vaak gesteld. Helaas is het antwoord daarop vaak niet eenduidig. Het gaat er vooral om dat je achteraf kunt uitleggen dat je onder de gegeven omstandigheden ver genoeg bent gegaan, schrijft Anke Feenstra, advocaat en partner bij Hertoghs advocaten in deze blog.Ā Ā Ā
Achtergronden en informatie over vereenvoudigd cliƫntenonderzoek Wwft
- De Nederlandsche Bank (DNB) ā Q&A Wwft & Good Practices: DNBās interpretatie en verwachtingen bij het toepassen van de Wwft.Ā Ā
- Ministerie van FinanciĆ«n ā Beleidsdocument Wwft: Achtergrond over de toepassing van proportionaliteit bij cliĆ«ntenonderzoek.Ā
- FIU-Nederland ā Indicators witwassen: om risicoās goed te kunnen inschatten, is kennis van verdachte transacties cruciaal.Ā
š” Meer weten? Op 13 mei gaan Christiaan Dappers (CEO van ComplianceWise) en gastspreker en financieel forensisch expert Steef de Vries (CompliAbility) onder andere in gesprek over hoe je witwassen kunt herkennen bij een cliĆ«nt. Schrijf je hier alvast in voor het webinar ā duur: 45 minuten ā Effectief transactiemonitoren voor Accountants.Ā
