Het onboarden van nieuwe klanten is een belangrijk proces voor accountants. Een efficiënt en gestroomlijnd onboardingproces kan niet alleen tijd besparen, maar ook de klanttevredenheid verhogen en het risico op fouten verminderen.
In deze blog bespreken we vijf effectieve manieren om het klantacceptatieproces te optimaliseren, waaronder het gebruik van ‘Grub e-Verificatie‘ als een essentiële tool voor moderne accountants.
1. Digitaliseer het onboardingproces
De eerste stap om het onboardingproces te vergemakkelijken, is door zoveel mogelijk te digitaliseren. Traditionele methoden, zoals papieren formulieren en fysieke handtekeningen, zijn tijdrovend en vatbaar voor fouten. Door gebruik te maken van digitale oplossingen, zoals online formulieren en e-handtekeningen, kunnen klanten op hun gemak hun gegevens invoeren en documenten ondertekenen. Dit versnelt niet alleen het proces, maar maakt het ook gemakkelijker om gegevens op te slaan en terug te vinden.
Voordelen van digitalisering:
- Tijdbesparing: Het invullen en verwerken van formulieren gaat sneller.
- Foutreductie: Gegevensinvoerfouten worden geminimaliseerd door geautomatiseerde validaties.
- Toegankelijkheid: Documenten zijn eenvoudig toegankelijk voor zowel de klant als de accountant, ongeacht de locatie.
2. Gebruik Grub e-Verificatie voor snelle klantverificatie
Grub e-Verificatie is een feature van Grub die het klantverificatieproces aanzienlijk vereenvoudigt. Hiermee kun je snel, efficiënt én AVG-proof de identiteit van nieuwe klanten te verifiëren. Een essentieel onderdeel voor de naleving van wet- en regelgeving, zoals de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en andere Europese regelgeving.
De Wwft vereist dat accountants grondig onderzoek doen naar hun klanten om te voorkomen dat financiële systemen worden misbruikt voor witwassen of terrorismefinanciering. Grub e-Verificatie helpt je om deze verplichtingen na te komen door klanten hun identiteit digitaal te laten verifiëren via een beveiligd platform. Dit elimineert de noodzaak van fysieke ontmoetingen of papieren identiteitsbewijzen (en het afplakken van niet-benodigde gegevens), wat het proces versnelt en de klantervaring verbetert.
Voordelen van Grub e-Verificatie:
- Snelle verificatie: Identiteiten worden binnen enkele minuten bevestigd.
- Beveiliging: De tool voldoet aan de hoogste beveiligingsstandaarden, waardoor gevoelige klantinformatie beschermd blijft.
- Gemak: Klanten kunnen hun identiteit verifiëren vanaf elke locatie, wat de drempel verlaagt om snel van start te gaan.
3. Automatiseer klantacceptatieprocedures
Het automatiseren van klantacceptatieprocedures is een effectieve manier om het onboardingproces te versnellen. Dit kan worden gedaan door gebruik te maken van software die automatisch achtergrondcontroles uitvoert, zoals kredietwaardigheid, juridische status en eerdere zakelijke relaties. Deze tools kunnen worden geïntegreerd in bestaande CRM-systemen, waardoor alle klantgegevens op één plaats worden beheerd.
Voordelen van automatisering:
- Efficiëntie: Automatische controles besparen tijd en verminderen de administratieve last.
- Consistentie: Het gebruik van geautomatiseerde processen zorgt ervoor dat elke klant dezelfde strikte acceptatieprocedure doorloopt.
- Risicobeheer: Door automatisering kunnen potentiële risico’s snel worden geïdentificeerd en aangepakt.
4. Implementeer een gestandaardiseerde onboarding checklist
Een gestandaardiseerde onboarding checklist helpt bij het stroomlijnen van het proces en zorgt ervoor dat geen enkel belangrijk detail over het hoofd wordt gezien. Deze checklist kan digitale formulieren, benodigde documenten, verificatiestappen en deadlines bevatten. Het implementeren van een checklist zorgt ervoor dat alle teamleden dezelfde procedures volgen, wat consistentie en efficiëntie verhoogt.
Voordelen van een checklist:
- Volledigheid: Zorgt ervoor dat alle benodigde stappen worden gevolgd zonder iets te missen.
- Efficiëntie: Helpt bij het snel afhandelen van het proces doordat alle informatie beschikbaar is.
- Eenvoud: Vereenvoudigt het proces voor nieuwe medewerkers die mogelijk nog niet volledig bekend zijn met de procedures.
5. Communiceer duidelijk en regelmatig met klanten
Een goede communicatie is essentieel om klanten op hun gemak te stellen en hen door het onboardingproces te leiden. Duidelijke en regelmatige communicatie zorgt ervoor dat klanten precies weten welke stappen ze moeten nemen en wat ze kunnen verwachten. Dit kan worden bereikt door gebruik te maken van automatische e-mails, sms-herinneringen en een duidelijke FAQ-sectie op je website.
Voordelen van duidelijke communicatie:
- Klanttevredenheid: Klanten voelen zich beter geïnformeerd en meer betrokken.
- Vermindering van fouten: Door duidelijke instructies te geven, worden fouten en misverstanden voorkomen.
- Verhoogde productiviteit: Minder tijd wordt besteed aan het beantwoorden van vragen, waardoor meer tijd vrijkomt voor andere belangrijke taken.
Conclusie
Het onboarden van nieuwe klanten hoeft geen tijdrovend en ingewikkeld proces te zijn. Door digitalisering, het gebruik van features zoals Grub e-Verificatie, automatisering, het implementeren van een gestandaardiseerde checklist en duidelijke communicatie, kun je het proces aanzienlijk vereenvoudigen. Deze aanpak bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor een hogere klanttevredenheid en een lager risico op fouten. Als accountant kun je door deze stappen te volgen je klanten efficiënter en effectiever onboarden, wat uiteindelijk bijdraagt aan het succes van jouw praktijk. Voor prospects, nieuwe en bestaande klanten.
> Meer weten over e-verificatie? Schrijf je in voor het webinar op donderdag 12 september 2024 om 10:00 waarin Danny Mourits en Olav van der Valk ingaan op de meestgestelde vragen rondom verificatieplicht.
