Of je nu een administratiekantoor runt of belastingadviseur bent, je komt dagelijks in aanraking met vertrouwelijke financiële informatie. Deze gegevens kunnen kwetsbaar zijn en vatbaar voor misbruik. Daarom eist de Wwft van administratiekantoren dat ze hun klanten kennen en verdachte geldstromen signaleren. Administratiekantoren WWFT plichtig moeten voldoen aan deze wettelijke verplichtingen en spelen een belangrijke rol in het naleven van de regelgeving. In deze blog leggen we uit hoe je dat in de praktijk aanpakt.
De Wwft is bedoeld om witwassen en terrorismefinanciering te voorkomen. Deze verplichtingen zijn ingesteld om te voorkomen dat criminelen misbruik maken van het financiële systeem.
Inleiding
Administratiekantoren staan aan de frontlinie als het gaat om het waarborgen van een integere financiële sector. Door de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) zijn administratiekantoren, accountants en belastingadviseurs verplicht om hun cliënten grondig te controleren en verdachte transacties te signaleren. Dit betekent dat je als administratiekantoor niet alleen verantwoordelijk bent voor een correcte administratie, maar ook voor het actief voorkomen van witwassen, terrorismefinanciering en andere financiële criminaliteit. De wet verplicht meldingsplichtige instellingen om de identiteit van hun cliënten vast te stellen, de aard van de zakelijke relatie te achterhalen en ongebruikelijke transacties te melden bij de juiste autoriteiten. In dit artikel lees je wat de Wwft precies van administratiekantoren vraagt en hoe je in de praktijk voldoet aan deze verplichtingen.
Wwft-verplichting 1: cliëntenonderzoek
Een goede naleving van de Wwft start met een zorgvuldig uitgevoerd cliëntenonderzoek. Een cliëntenonderzoek is verplicht zodra een nieuwe klant zich meldt; dit vormt de basis van iedere nieuwe cliëntrelatie. Administratiekantoren krijgen met cliëntenonderzoek te maken wanneer zij een nieuwe klant accepteren, zodat zij risico’s op witwassen, fraude of andere financiële misstanden vroegtijdig kunnen signaleren.
Een cliëntenonderzoek bestaat doorgaans uit de volgende onderdelen:
1. Identificatie en verificatie van de klant
Als administratiekantoor ben je, op grond van de Wwft, verplicht om de identiteit van je klanten vast te stellen en te verifiëren. Dat gebeurt aan de hand van identificerende documenten, zoals een identiteitsbewijs (bijvoorbeeld een geldig paspoort, identiteitskaart of rijbewijs). Bij het verwerken van deze documenten is het belangrijk om een kopie van het identiteitsbewijs te maken en deze kopie goed te beveiligen, met inachtneming van de privacywetgeving en de AVG.
Ook moet je inzicht hebben in de structuur van de onderneming en weten wie de vertegenwoordigers zijn die namens het bedrijf handelen. Bij zakelijke klanten moet daarnaast de rechtspersoon worden geïdentificeerd en geverifieerd om te waarborgen dat het bedrijf daadwerkelijk bestaat en correct wordt vastgelegd.
Deze verificatie moet plaatsvinden vóórdat je een zakelijke relatie aangaat of diensten verleent, want dat is dé manier om mogelijke risico’s zoals identiteitsfraude of het gebruik van valse gegevens in een vroeg stadium te signaleren. De gecontroleerde gegevens moeten geverifieerd en vastgelegd worden in het klantdossier.
2. Vaststelling van de UBO (uiteindelijk belanghebbende)
Het is daarnaast vereist om te achterhalen wie de uiteindelijk belanghebbende (‘Ultimate Beneficial Owner’) is: degene met feitelijke zeggenschap over de organisatie. In de meeste gevallen is de UBO een natuurlijk persoon die direct of indirect een significant economisch belang of zeggenschap heeft. Dit is niet altijd de persoon die transacties daadwerkelijk uitvoert. Het is ook van belang vast te stellen of de klant handelt ten behoeve van zichzelf of ten behoeve van een derde, zodat duidelijk is voor wiens belang wordt opgetreden. Als je als administratiekantoor ziet dat er iemand 25 procent van de aandelen of stemrechten heeft, kun je ervan uitgaan dat dit de UBO is. UBO’s van vennootschappen of andere juridische entiteiten die in Nederland zijn opgericht, worden geregistreerd in het UBO-register van de Kamer van Koophandel (KVK). Als je een zakelijke relatie aangaat, moet je een uittreksel van het UBO-register opvragen en bewaren. Het is belangrijk om bij het vastleggen van UBO-gegevens ook de geraadpleegde bronnen te documenteren, zodat duidelijk is waarop de informatie is gebaseerd.
3. Inzicht in het doel en de aard van de zakelijke relatie
Het moet duidelijk zijn waarom de klant een zakelijke relatie met een administratiekantoor aangaat. Vaak hangt het doel van de relatie samen met de dienstverlening die het administratiekantoor aan de klant levert. Dit betekent dat de aard en het doel van de samenwerking moet worden vastgesteld. Ook moet je een inschatting maken van de te verwachten transactiepatronen, waarbij het gaat om financiële transacties binnen de dienstverlening, en documenteren waarom je de zakelijke relatie aangaat, óók als deze een verhoogd risico met zich meebrengt. Behalve dat dit bij aanvang goed moet worden vastgelegd, is het ook raadzaam dit periodiek te herzien. De aard en het doel van de samenwerking kunnen immers in de loop van de tijd veranderen.
4. Risicoanalyse
Tot slot ben je als administratiekantoor verplicht om per cliënt een risicoanalyse uit te voeren. Deze beoordeling helpt bepalen welk type cliëntenonderzoek vereist is (vereenvoudigd, standaard of verscherpt) en hoeveel controle en monitoring gedurende de klantrelatie nodig zijn. Bij een verhoogd risico is een uitgebreider cliëntenonderzoek noodzakelijk, bijvoorbeeld bij PEP-personen of complexe structuren. Voor een dergelijke risicoanalyse wordt onder andere gekeken naar de sector of branche waarin een cliënt actief is. Zo is de vastgoed-, cryptovaluta- of luxe goederen-branche risicovoller vanwege de kwetsbaarheid voor crimineel misbruik. Of wordt gekeken naar de frequentie van transacties met ongebruikelijk hoge bedragen, gebruik van complexe geldstromen, geografische componenten (is de cliënt gevestigd in, of doet deze zaken met, landen die op internationale risicolijsten staan?). Zo ja, dan is verscherpt cliëntenonderzoek doorgaans verplicht.
Een grondige risicoanalyse helpt niet alleen bij het correct uitvoeren van de Wwft-verplichtingen die je als administratiekantoor hebt, maar ook tegen eventuele reputatieschade, boetes of strafrechtelijke gevolgen. Zorg er daarom voor dat deze analyses goed zijn gedocumenteerd, periodiek herzien worden en dat wijzigingen in het risicoprofiel tijdig worden bijgewerkt. Het is belangrijk om klantrelaties continu te monitoren, zodat je direct kunt inspelen op relevante wijzigingen en altijd voldoet aan de wettelijke eisen.
Vereenvoudigd cliëntenonderzoek of verscherpt cliëntenonderzoek?
Doorgaans zie je dat het zogenaamde ‘standaard’ (vereenvoudigd) cliëntenonderzoek volstaat, als bij voorbaat al kan worden ingeschat dat de zakelijke relatie weinig risico op witwassen of andere financiële criminaliteit met zich meebrengt. Voor bepaalde klanten kan in de regel een vereenvoudigd cliëntenonderzoek worden ingezet, zoals:
Beursgenoteerde bedrijven uit EU-landen, omdat deze bedrijven al zijn onderworpen aan strenge transparantie- en rapportage-eisen en de kans dat ze betrokken zijn bij criminele geldstromen daarom zeer beperkt is.
Overheidsinstanties, omdat die een formele, publieke status hebben en onderdeel zijn van een gesloten financieringsstructuur, waardoor er weinig ruimte is voor witwassen.
Financiële instellingen****uit ‘vergelijkbare landen’, bijvoorbeeld banken of verzekeraars uit landen met toezicht vergelijkbaar aan Nederland (denk aan de EU/EER, Canada, Japan, Australië).
Laag-risico producten of diensten, zoals een simpele spaarrekening zonder opnamefaciliteiten, of een standaard levensverzekering zonder complexe uitkeringsstructuur.
Eenvoudige belastingaangiften vallen doorgaans niet onder de Wwft-verplichtingen, waardoor voor deze aangiften geen cliëntenonderzoek hoeft te worden verricht.
Maar als je vooraf al een verhoogd risico op witwassen of terrorismefinanciering vermoedt, er sprake is van complexe en ongebruikelijk grote transacties of ongebruikelijke transactiepatronen, de cliënt of de uiteindelijk belanghebbende (UBO) een politiek prominent persoon óf een familielid of een naaste geassocieerde van een politiek prominent persoon is, óf de cliënt gezeteld is in een staat die door de Europese Commissie als risicovol is aangeduid, ben je voor de Wwft verplicht verscherpt cliëntenonderzoek uit te voeren. Administratiekantoren zijn in deze gevallen verplicht om cliëntenonderzoek te verrichten bij bepaalde risicoprofielen.
Lees ook: Wat houdt verscherpt cliëntenonderzoek Wwft allemaal in?
Wat er gebeurt na verscherpt of vereenvoudigd cliëntenonderzoek Wwft
Na het cliëntenonderzoek is het belangrijk dat alle benodigde informatie zorgvuldig wordt vastgelegd in het klantdossier. Denk hierbij aan de identiteit van de klant en eventuele uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s), het doel en de aard van de zakelijke relatie, en het risicoprofiel dat op basis van de analyse is toegekend. Ook moet duidelijk worden onderbouwd welk type cliëntenonderzoek is toegepast: vereenvoudigd, normaal of verscherpt. Alle bevindingen en verbeterpunten dienen in een document te worden vastgelegd, zodat de naleving van de Wwft optimaal kan worden aangetoond en gedocumenteerd.
Bij het verzamelen van klantinformatie kan het soms nodig zijn om een verklaring van de klant te vragen, bijvoorbeeld over de fiscale woonplaats of andere relevante wet- en regelgeving. Deze verklaringen worden vastgelegd in het administratiesysteem om compliance te waarborgen.
Een volledige en goed georganiseerde documentatie is cruciaal. Het is niet alleen een intern naslagwerk voor risicobeheersing, maar ook essentieel om bij controles van de toezichthouder, zoals de Nederlandse Bank (DNB), de Autoriteit Financiële Markten (AFM) of de Belastingdienst,
Op basis van het cliëntenonderzoek wordt beoordeeld of er een relatie met de klant wordt aangegaan of voortgezet. Bij verhoogde of hoge risico’s is vaak expliciete goedkeuring van het hoger management vereist, doorgaans het geval bij verscherpt cliëntenonderzoek of als er sprake is van klanten uit hoogrisicolanden.
Ook kan worden besloten om extra beheersmaatregelen te nemen om risico’s in de praktijk te beperken, zoals het instellen van specifieke transactiebeperkingen, aanvullende verificaties of verscherpte monitoring.
Dan volgt de monitoringsfase, bijvoorbeeld door te controleren of het transactiegedrag van de klant in lijn is met het verwachte profiel. Dit kan eventueel leiden tot herbeoordeling van het risicoprofiel, na verloop van tijd. Hoe hoger het initiële risicoprofiel, hoe vaker herbeoordeling nodig is.
Melding van ongebruikelijke transacties
Indien uit het cliëntenonderzoek of de monitoring blijkt dat er sprake is van (een vermoeden van) witwassen of financiering van terrorisme, geldt er een wettelijke meldplicht voor administratiekantoren bij de FIU-Nederland (de Financiële Inlichtingen Eenheid).
Wwft cliëntenonderzoek stopt niet bij het opstellen van een risicoprofiel. Wel is het belangrijk dat het inrichten van zo’n proces professioneel en Wwft-proof gebeurt, alleen dan kun je als administratiekantoor voldoen aan de Wwft en daarmee bijdragen aan een integere financiële sector.
>> Wil je weten hoe Grub jouw kantoor kan ondersteunen bij het doen van cliëntenonderzoek? Maak een vrijblijvende afspraak met onze experts en ontdek wat onze software-oplossing voor jou kan betekenen. Boek je free trial hier.
Het belang van juiste kennis en permanente educatie
De regels rondom de Wwft en cliëntenonderzoek zijn voortdurend in beweging. Nieuwe wetgeving, aanscherping van toezicht door de Belastingdienst of de Autoriteit Persoonsgegevens, en veranderende internationale standaarden zorgen ervoor dat administratiekantoren continu hun kennis moeten bijhouden. Het is daarom essentieel dat medewerkers van administratiekantoren regelmatig worden bijgeschoold en op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van financieel toezicht, identificatie, verificatie en het signaleren van verdachte transacties.
Permanente educatie is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een praktische noodzaak. Onvoldoende kennis kan leiden tot fouten in het cliëntenonderzoek, het niet tijdig herkennen van ongebruikelijke transacties of het niet correct vastleggen van verificatiegegevens en documenten. Dit kan grote gevolgen hebben, zoals boetes, reputatieschade of zelfs het verlies van de vergunning als meldingsplichtige instelling. Door te investeren in trainingen, webinars en actuele vakliteratuur, en door samen te werken met compliance-adviseurs, zorg je ervoor dat jouw kantoor altijd voldoet aan de eisen van de Wwft. Zo bescherm je niet alleen je eigen organisatie, maar draag je ook bij aan het voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering binnen de sector.
Conclusie
Cliëntenonderzoek en het signaleren van ongebruikelijke transacties zijn geen vrijblijvende taken, maar wettelijke verplichtingen voor administratiekantoren. Door zorgvuldig te controleren wie je cliënten zijn, hun identiteit en die van de uiteindelijk belanghebbende vast te stellen, en het risicoprofiel goed te documenteren, voldoe je aan de eisen van de Wwft. Het tijdig melden van verdachte transacties en het up-to-date houden van je kennis zijn cruciaal om boetes, reputatieschade en strafrechtelijke gevolgen te voorkomen. Administratiekantoren spelen een cruciale rol in het financieel toezicht en de voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering. Zorg daarom voor een solide proces, een goed bijgehouden dossier en permanente educatie van je medewerkers. Zo ben je als administratiekantoor niet alleen compliant, maar ook een betrouwbare partner voor je cliënten en de samenleving.
