Opdrachtaanvaarding en de Wwft

De opdrachtaanvaarding is géén onderdeel van de Wwft. Het doel van de opdrachtaanvaarding is mogelijke kwaliteitsrisico’s ten aanzien van de opdracht in kaart te brengen. Het kantoor moet een duidelijk beleid opstellen, waarbij dit beleid formeel is opgesteld om de kwaliteit en onafhankelijkheid te waarborgen.

De kwaliteitsrisico’s worden in kaart gebracht door op de randvoorwaarden van deskundigheid, kwaliteit en integriteit te toetsen. Het vastleggen van doelstellingen, verantwoordelijkheden en de omvang van controleopdrachten is hierbij essentieel. Daarnaast is het inschatten van hoog risico opdrachten en het beschikken over specialistische kennis noodzakelijk om te bepalen of een opdracht kan worden aanvaard.

De rol van brancheverenigingen

Accountancy brancheverenigingen als de Novak, Auxilium en SRA bieden checklists voor de opdrachtaanvaarding. Deze checklists kunnen de basis vormen voor de procedure van opdrachtaanvaarding binnen jouw kantoor. Bij de opdrachtaanvaarding is het opstellen van procedures en het belang van de vastlegging van overwegingen, onderbouwing en uitkomsten van collegiaal overleg van groot belang. Tevens moeten bij het aanvaarden van controleopdrachten de onafhankelijkheid, objectiviteit en mogelijke bedreigingen voor deze waarden worden beoordeeld en vastgelegd.

Wat veel kantoren doen is het digitaliseren van deze checklists. Dit zodat op een efficiënte wijze ook aan deze verplichtingen kan worden voldaan. Overleg tussen bestuur, leden en andere accountants speelt een belangrijke rol bij het opstellen van beleid en het beoordelen van de jaarrekening, waarbij de betrokkenheid van verschillende leden en het bestuur wordt benadrukt. Wijzigingen in wet- en regelgeving kunnen leiden tot een wijziging in de invulling van het beleid en de procedures rondom opdrachtaanvaarding. Het kaart brengen van bedrijfsactiviteiten en het beoordelen van het verband met mogelijke risico’s vormt een belangrijk uitgangspunt bij de beoordeling van nieuwe opdrachten. Binnen de interne governance hebben het lid en de leden een rol bij het vaststellen van beleid of het goedkeuren van de jaarrekening. De vaststelling van de status van een cliënt en de formele vastlegging van besluiten zijn een belangrijk onderdeel van het opdrachtaanvaardingsproces. Overleg en betrokkenheid van andere accountants en het bestuur zijn essentieel voor een goede invulling van de controleopdrachten en het waarborgen van de kwaliteit.

Opdrachtaanvaarding en Wwft-toepassing

Bij het aanvaarden van een opdracht moet de accountant zorgvuldig nagaan of de Wwft van toepassing is op de cliënt en de beoogde dienstverlening. Dit houdt in dat de accountant onder meer moet vaststellen of de cliënt een politiek prominente persoon (PEP) is of dat er sprake is van ultimate beneficial owners (UBO’s) die invloed kunnen uitoefenen op de bedrijfsvoering. Daarnaast is het noodzakelijk om te beoordelen of er ongebruikelijke transacties plaatsvinden of dat de cliënt zakelijke relaties onderhoudt met andere cliënten die mogelijk een verhoogd risico met zich meebrengen. De accountant dient hierbij altijd de geldende wet- en regelgeving en de richtlijnen van beroepsorganisaties te volgen, zodat de integriteit van de dienstverlening gewaarborgd blijft.

Wet- en regelgeving

De Wwft maakt deel uit van het bredere stelsel van wet- en regelgeving waaraan financiële instellingen en accountants moeten voldoen. Deze regelgeving is erop gericht om fraude en witwassen te voorkomen en de integriteit van de sector te beschermen. Accountants zijn verplicht om op de hoogte te blijven van wijzigingen in de Wwft en andere relevante regelgeving. Het is belangrijk dat de accountant de cliënt informeert over deze verplichtingen en dat de cliënt instemt met de naleving ervan. Zowel de accountant als de cliënt dragen verantwoordelijkheid voor het correct uitvoeren van de wettelijke vereisten, waarbij de accountant een controlerende en adviserende rol vervult.

Wwft-aandachtspunten

Tijdens de opdrachtaanvaarding moet de accountant specifieke aandacht besteden aan verschillende Wwft-aandachtspunten. Dit begint met het zorgvuldig identificeren van de cliënt en het vaststellen van de uiteindelijke belanghebbenden (UBO’s). Ook het controleren van de aard van de zakelijke relatie en het signaleren van ongebruikelijke transacties zijn cruciale stappen. Daarnaast moet de accountant alert zijn op de aanwezigheid van politiek prominente personen (PEP’s) binnen de organisatie van de cliënt. Door deze controles uit te voeren, waarborgt de accountant dat zowel hijzelf als de cliënt voldoet aan de geldende regelgeving en dat mogelijke risico’s tijdig worden gesignaleerd.

Implementatie en toezicht

De implementatie van de Wwft binnen het kantoor vraagt om een gestructureerde aanpak en voortdurende aandacht voor naleving. Toezichthouders zoals de AFM en het BFT houden toezicht op de wijze waarop accountants de regelgeving toepassen en controleren of de procedures correct worden uitgevoerd. Het is de verantwoordelijkheid van de accountant om ervoor te zorgen dat de cliënt op de hoogte is van de Wwft-regelgeving en dat deze wordt nageleefd gedurende de gehele opdracht. Een zorgvuldige uitvoering en duidelijke communicatie over de noodzaak van deze maatregelen zijn essentieel om te voldoen aan de eisen van de toezichthouders en om de integriteit van het kantoor te waarborgen.