Regelgeving evolueert continu en financiële criminaliteit wordt steeds geavanceerder. Als financiële dienstverlener heb je een poortwachtersrol in de strijd tegen witwassen en terrorismefinanciering. Belangrijk dus om die verantwoordelijkheid serieus te nemen, helemaal als je onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) valt. Een van de verplichtingen die je dan hebt, is het uitvoeren van een uitgebreid cliëntenonderzoek Wwft voordat je zaken gaat doen met een cliënt. Soms blijkt na zo’n onderzoek dat een cliënt geen verhoogd risico vormt. Maar als dat wel het geval is, moet je overgaan tot verscherpt cliëntenonderzoek.
Alleen, hoe diep moet je dan gaan graven? Hoe bepaal je welke extra checks noodzakelijk zijn? En waar trek je de lijn tussen zorgvuldig onderzoek en het onnodig belasten van een cliënt of schenden van iemands privacy?
In deze blog zoomen we in op wanneer de alarmbellen moeten rinkelen en verscherpt cliëntenonderzoek Wwft nodig is, en wat dat dan precies inhoudt.
Soms is verscherpt cliëntenonderzoek nodig
In bepaalde gevallen is verscherpt cliëntenonderzoek verplicht en moeten extra maatregelen worden genomen om de identiteit en achtergrond van de cliënt grondig te verifiëren. Dit geldt bijvoorbeeld in de volgende situaties:
- Als blijkt dat de cliënt of uiteindelijk belanghebbende (UBO) een zogenoemde Politiek Prominent Persoon (PEP) is, zoals mensen die een politieke functie hebben of recent nog hadden, zoals een functie in de regering, hooggerechtshoven, rekenkamers of centrale banken. Onderzoek is ook nodig als familieleden of naaste relaties van PEP’s betrokken zijn. In dit document van de Belastingdienst lees je de uitgebreide definitie van PEP’s.
- Als de cliënt gevestigd is in of banden heeft met hoge risico landen: landen die door de EU, de FATF of de Corruption Perceptions Index als risicovol worden beschouwd.
Wanneer verscherpt cliëntenonderzoek Wwft risicolanden
- Als blijkt dat de transactie geen duidelijk economisch doel heeft, complex is of als er ongewone constructies worden gebruikt.
- Als blijkt dat de herkomst van bepaalde middelen niet helder is.
- Als er gebruik wordt gemaakt van anonieme structuren, zoals trusts of andere juridische structuren die anonimiteit kunnen bieden.
- Als blijkt dat de cliënt veel negatieve media-aandacht heeft gehad en/of in verband wordt gebracht met financiële of juridische schandalen.
Maar soms spelen onderbuikgevoelens ook mee en zijn er vermoedens dat er iets niet pluis is. Die vallen in het bakje subjectieve indicatoren: verdachte structuren of gedragingen die vragen moeten oproepen en waarin het professionele oordeel van de accountant cruciaal is.
>> Lees ook: op basis van deze informatie heeft Grub een lijst met risicolanden (2024) samengesteld.
Wat te doen als verscherpt cliëntenonderzoek nodig blijkt
Als alarmbellen rinkelen en een cliënt blijkt grondiger doorgelicht te moet worden, worden doorgaans de volgende stappen ondernomen:
- Een UBO-onderzoek wordt verder uitgediept en aanvullende documenten worden opgevraagd om erachter te komen wie de werkelijke eigenaar is.
- Er kan gevraagd worden naar aanvullende documenten om te verifiëren waar (investerings)kapitaal vandaan komt, zoals belastingaangiften, bankafschriften of contracten met leveranciers.
- Er kan verhoogde monitoring plaatsvinden, zoals extra controle op transacties, bijvoorbeeld doorstortingen naar andere landen.
Software zoals Grub vergemakkelijkt en versnelt cliëntenonderzoek omdat het de mogelijkheid geeft om cliënten automatisch te identificeren en verifiëren, door de snelle ID-controles via OCR en biometrische verificatie. Maar ook door de directe koppelingen met de KvK en andere databases. Op het moment dat een cliënt een dossier start, kan de software realtime UBO-checks doen.
Lees ook: Cliëntenonderzoek in de Wwft: hoe ver moet je gaan?
De vraag ‘hoever moet je gaan in de Wwft’ wordt vaak gesteld. Helaas is het antwoord daarop vaak niet eenduidig. Het gaat er vooral om dat je achteraf kunt uitleggen dat je onder de gegeven omstandigheden ver genoeg bent gegaan, schrijft Anke Feenstra, advocaat en partner bij Hertoghs advocaten in deze blog.
>> Wil je weten hoe Grub jouw kantoor kan ondersteunen bij het doen van cliëntenonderzoek? Maak een vrijblijvende afspraak met onze experts en ontdek wat onze software-oplossing voor jou kan betekenen. Boek je free trial hier.
