Ook al ken jouw klanten al bij wijze van geboorte af aan. Hoe goed ken je hun business? En hoe weeg je risico’s integer af? Dit en meer vroegen we aan George Schagen AA van SAM Accountants.
Het is 09:00 ‘s ochtends, we hebben George Schagen AA, oprichter van SAM Accountants, aan de lijn die al langer wakker is dan wij. Zijn werkdag begon al om half 7, omdat George nog even een klant wilde helpen voordat diens vlucht vertrok. Het bewijst maar weer dat het werk van een accountant flexibeler en persoonlijker is dan mensen soms denken.
George zit al aardige tijd in het vak en de betrokkenheid is er niet minder om geworden: “Ik heb klanten die ik al jaren adviseer. Wat leuk is, is dat ik veel van hun kinderen nu ook help bij hún bedrijf en boekhouding.”
SAM accountants
George heeft na zijn middelbare schoolopleiding het vak geleerd bij een tweetal middelgrote accountantskantoren, waarna hij in 1982 zelfstandig is begonnen. Nu meer dan 40 jaar later nadert SAM accountants met 600 klanten een klantstop. Een tendens die in de accountancy niet onbekend is. Het aantal ondernemers groeit harder dan het aantal (zelfstandige) accountants.
KYC-processen
Veel nieuwe cliëntacceptatieprocessen heeft SAM Accountants momenteel dus niet. Het afgelopen jaar is er maar een handjevol klanten bijgekomen. Voornamelijk familie en bekenden van bestaande klanten. Want ook bij het kantoor van George geldt: er is meer vraag naar accountantsdiensten, dan accountants beschikbaar. Dat brengt SAM accountants in de positie waarbij ze sneller geneigd zijn om afscheid te nemen van klanten die zich in een hoog risicobranche bevinden. En waarbij via Grub Risico Vangnet of anderzijds veel problemen aan het licht komen. George: “We hebben geen retail en geen horeca in ons klantenbestand.”
“Het is belangrijk om uniformiteit in het werkproces te hebben.”
Klantportfolio en risicobeleid
Het klantportfolio van SAM Accountants bestaat voornamelijk uit groothandels, vooral automotive onderdelen, maar ook ICT, real estate en healthcare. Danny Mourits, customer success manager bij Grub merkt op: “Jullie zitten laag qua hoog-risicobranches, vermoedelijk grotendeels vanwege het ontbreken van retail en horecaondernemingen in jullie portfolio.” Danny benadrukt dat het niet erg is om een klant te hebben met een hoog risico, zolang je de risico’s maar signaleert én afgesproken hebt hoe je om gaat met die risico’s. Want, een maatregel die je treft, die moet je doorlopen.
>> Lees ook de blogpost: Inspelen op risico’s met beheersmaatregelen
George herkent dit proces: “We hebben wel hoog-risicoklanten in het verleden gehad. Namelijk notarissen. Zij zijn een hoog risico, omdat ze gebruikmaken van een Derdengelden-rekening. Daarin moet je goed controleren of het geld dat ontvangen wordt ook wordt toebedeeld aan degene die in de akte staat.”
Software accountants
SAM Accountants maakt gebruik van het werkprogramma van brancheorganisatie SRA. George: “Dat is wel een hele uitgebreide vragenlijst.” De boekhoudsoftware Kantoorgemak van Unit4. Document Manager. En natuurlijk compliancesoftware Grub. George: “Er zijn veel verschillende gegevens om op te slaan. Het is belangrijk dat we daar uniformiteit in hebben. Welke gegevens nemen we over van het kopie paspoort? En kiezen we dan voor het paspoort of een digitale registratie? Halen we gegevens op uit GraydonCreditsafe of vragen we om een KvK-uittreksel?”
“Er komt steeds meer op het bordje van de adviseur te liggen.”
Rolverdeling compliance
De workflow en het risicobeleid hiervoor heeft SAM accountants vastgelegd. George vervult hierin samen met zijn collega Harry de Hond AA de rol van Compliance Manager. De risicobeoordeling, afweging en vastlegging laten ze aan elke individuele accountant over. Maar nieuwe klanten ontvangen pas een offerte als vastgesteld is dat ze binnen het acceptatiebeleid vallen. George: “We gebruiken daarbij Grub om te kijken hoe de UBO-structuur in elkaar zit en wie de aandeelhouders zijn.”
Wwft check
George: “Vanuit overheidswegen gaat de Wwft uitgebreider worden en nog meer bij de dienstverleners liggen. Er komt daarmee steeds meer op het bordje van de adviseur te liggen. Zo moeten we aan een betere vastlegging werken en aantonen wat we allemaal gedaan hebben om witwassen en fraude tegen te gaan. Veel van die vragen zijn te beantwoorden met een simpele ja of nee. Toch kost dat nog heel veel tijd.”
SAM Accountants is mede daarom ruim 2 jaar geleden gestart met Grub. George: “In het begin bleven dossiers nog openstaan, omdat er nog onbekendheid met Grub was. Maar dit jaar bij samenstellen van jaarrekening wordt Grub ingevuld door de accountant.” Via Grub Dashboard kunnen de gebruikers met managementrollen inzien hoeveel werk er nog ligt en hoeveel is afgerond. George: “Onze doelstelling is om voor het eind van het jaar moeten we 80% van de dossiers afgewerkt te hebben.”
“We doen de Wwft-check eens in de drie jaar. Ook al ken ik sommige cliënten al vanaf hun geboorte, toch doen we de Wwft-check en beantwoorden we alle vragen serieus. Want als je serieus wilt checken, dat moet je dat ook serieus invullen. En niet alleen als er wijzigingen zijn.”
“Het merendeel van je cliënten ken je, maar nieuwe cliënten niet zo goed. Het Risico Vangnet doet dan goed zijn werk.”
Grub Risico Vangnet
Van alle Grub functionaliteiten is de UBO-structuurfunctie onder de SAM Accountants favoriet. “Geen moeilijke organogrammen meer hoeven vastleggen in het dossier.”
Sinds dit jaar gebruiken ze ook Grub Risico Vangnet. Een premiumfunctie dat het web afspeurt naar negatieve media op basis van AI-zoekwoorden. Bevindingen kunnen worden aangemerkt als ‘High impact’, ‘Low impact’ of ‘No impact’. En kunnen worden toegevoegd aan het dossier.
George: “Het merendeel van je cliënten ken je, maar nieuwe cliënten niet zo goed. Het Risico Vangnet doet dan goed zijn werk.” Onder een van deze nieuwe klanten was ook een oud-politicus. Het was geen PEP meer. Maar toonde nog wel duizend resultaten in een websearch. George: “Ik heb de koppen gelezen beoordeling op ‘Geen impact’ gezet.”
“Soms komt er ook iemand naar boven met dezelfde naam. En bij de KYC van een lobbykantoor heb ik Grub Risico Vangnet niet eens aangezet, ik had al genoeg informatie. Maar bij een nieuwe client, waar je niks van weet, is het een goede korte check. Wie is dit? Dat geeft je een beter gevoel, nog voorafgaand aan de klantacceptatie.”
Nieuwsgierig naar de Wwft-oplossingen die Grub voor jouw kantoor kan bieden? Vraag een free trial of demo aan. Ben je al Grub-gebruiker? Lees dan hier meer over onze premium feature Grub Risico Vangnet.
