Het Register Belastingadviseurs is de grootste beroepsvereniging van belastingadviseurs in het mkb. De vereniging auditeert regelmatig organisaties uit haar ruim 6700-tellende ledenbestand om na te gaan of zij voldoen aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Leden die de audit positief doorstaan ontvangen het keurmerk van de beroepsvereniging. Bij Fiscalys vond eind november 2021 een audit plaats die zij met behulp van softwaretool Grub meer dan succesvol heeft doorstaan. Directeur van Fiscalys, Arieke Lubberink, vertelt over het succesvolle gebruik van Grub binnen Fiscalys Belastingadviseurs.
Over Fiscalys Belastingadviseurs
Fiscalys bestaat uit een klein team van zes deskundige en toegewijde collega’s en ZZP’ers die elke dag tot op het bot klanten willen bedienen. Het team is kundig en ervaren en zet die kwaliteiten proactief in om klanten te helpen met meer dan slechts de cijfers. “We proberen echt naast de klant te staan en mee te denken over meer dan slechts de financiële component. We richten ons op het geven van veelomvattende adviezen. Klanten kunnen ons dan ook voor van alles bellen, ook over onderwerpen waar we zelf niet meteen kaas van hebben gegeten. We gaan dan meteen op onderzoek uit om die zaken alsnog te regelen.”
Fiscalys kent een klantenbestand dat met name bestaat uit mkb-bedrijven en medisch vrije beroepen. Een mooie mix, vindt Arieke. “Bij de medisch vrije beroepen is vaak de portefeuille aan het begin van het jaar al bekend, die is heel steady. Voor mkb’ers ziet de wereld er heel anders uit en moet er veel ad hoc werk verzet worden en het liefst zo snel mogelijk. Zo houden de twee segmenten elkaar mooi in balans.”
Het belang van automatisering
Inmiddels bedient Fiscalys met haar team van zes zo’n 350 klanten. Dat klantenbestand breidt ook alsmaar uit, gemiddeld met zo’n twee a drie klanten per maand. Hoe zorg je dat je dienstverlening optimaal blijft voor zoveel klanten met relatief weinig mankracht? “We automatiseren steeds meer, daarom kunnen we makkelijker meer klanten bedienen. Neem bijvoorbeeld de eerste drie maanden van het jaar. In deze periode draait het om het opstellen van jaarrekeningen. Doordat we in onze systemen altijd helemaal bij zijn kunnen we met een paar drukken op de knop de jaarrekening presenteren”, zegt Arieke.
Grub
Die nadruk op automatisering vinden we ook terug in FIscalys’ gebruik van Grub, de tool om eenieder te helpen eenvoudig en efficiënt compliant te zijn met de Wwft. “De Wwft was voor ons een redelijk vaag begrip, maar we wisten dat we er wat mee moesten. Ik geloof erin dat je gebruik moet maken van andermans expertise. Compliance Wise is expert in de Wwft en dus leek het logisch om gebruik te maken van hun tool Grub, zodat ook wij eenvoudig compliant konden zijn met de Wwft.”
Maar de aanschaf van Grub vertelt slechts deel van het verhaal. “De Wwft was erg overweldigend. Er komt veel bij kijken en er zijn veel regels om aan te voldoen. Het was daarom de combinatie van het gebruik van Grub en het volgen van de webinars van ComplianceWise die ervoor zorgde dat het plaatje compleet was. Ik wist wat er van ons verwacht werd en hoe we moesten voldoen aan alle richtlijnen.”
Keurmerk Register Belastingadviseurs
De vooraankondiging van de audit van het Register Belastingadviseurs maakte dat Fiscalys Grub zo compleet mogelijk wilde hebben ingevuld. “We hebben intern destijds een deadline gesteld vóór de audit waarop zoveel mogelijk klanten in Grub moesten zijn verwerkt. Het grote voordeel is nu dat alles in één systeem eenvoudig te vinden is”, vertelt Arieke. Want dit was in het verleden wel anders. “We hadden alle benodigde informatie voorheen wel, maar het stond op verschillende plekken. Vorig jaar bleek dan ook een confronterend moment toen een nieuwe collega flink moest zoeken om bepaalde klantgegevens te achterhalen. Dit moest anders. We hebben nu een veel efficiëntere werkwijze.”
Uiteindelijk heeft Grub bijgedragen aan het succesvol doorstaan van de audit. Fiscalys heeft zodoende een verlenging van het keurmerk van de beroepsvereniging gerealiseerd en bovendien met een maximale score op ieder onderdeel. “Maar de echte meerwaarde van dit traject is de kennis die we nu hebben van de Wwft”, deelt Arieke. En die kennis wil het team behouden. “We hebben nu ook opleiding van het personeel uitbesteed en iedereen uit het team heeft een online examen afgenomen. Bovendien ontvangen we wekelijks een e-mail met vijf vragen over de Wwft. Zo blijven we scherp en betrokken bij het onderwerp.”
Tot slot deelt Arieke: “Grub werkt echt zoals we willen. Het is echt een goed werkend programma. In combinatie met de webinars heeft het ons meer gebracht dan we verwacht hadden.” Ben jij ook benieuwd wat Grub voor jouw bedrijf kan betekenen? Vraag dan nu een free trial aan.
