Cabinet Adviseurs, een familiebedrijf met een rijke historie van meer dan vijf decennia, heeft zich in de loop der jaren ontwikkeld tot een betrouwbare speler in de fiscale dienstverlening. Het kantoor, dat wordt gerund door Guy Van der Heijden met onder andere zijn zus en jongste broer, telt 20 medewerkers, waaronder vijf fiscalisten.
Sinds de implementatie van Grub en de koppeling met AFAS, heeft Cabinet Adviseurs een aanzienlijke verbetering gezien in hun werkprocessen. De administratieve last van Wwft-compliance is aanzienlijk verlicht, wat het team de ruimte geeft om zich te concentreren op andere belangrijke taken.
Guy Van der Heijden, directeur en eigenaar van administratiekantoor Cabinet Adviseurs vertelt over de keuze voor Grub, de koppeling met AFAS en de controlebrief van het BFT.
Uitdaging: complexe Wwft-regelgeving en toenemende administratieve druk
De invoering van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) legde een zware last op de schouders van belastingadviseurs. Guy Van der Heijden geeft aan dat hij zich soms meer een opsporingsambtenaar voelt dan een belastingadviseur.
De beslissing om met Grub te gaan werken werd ingegeven door de groeiende druk vanuit de Wwft-regelgeving. “Aanvankelijk deden we het op onze eigen manier, maar het werd duidelijk dat de Wwft steeds serieuzer genomen moest worden,” vertelt Guy. Na een Wwft-webinar en een Grub-demo besloot het managementteam unaniem om Grub te implementeren. Sinds de implementatie van Grub is het werkproces aanzienlijk verbeterd. “Grub is bij ons op kantoor een werkwoord geworden,” zegt Guy lachend. “Bij het samenstellen van dossiers vragen collega’s direct: is hij al ge-Grubt?”
"Twee systemen die samenwerken leveren een duidelijke winst op in risico- en tijdsbeheer, en het aantal benodigde clicks. Minder clicks betekent minder tijdverlies en minder kans op fouten."
Koppeling AFAS en Grub
De recente koppeling tussen AFAS en Grub toont automatisch de status van een klant, waardoor de noodzaak om handmatig te controleren wegvalt. “Vroeger moest je constant checken of een cliënt al door het Grub-systeem was gehaald. Nu zien we in één oogopslag de status van de cliënt in AFAS,” legt Guy uit.
De synergie tussen AFAS en Grub heeft geleid tot een vermindering van handelingen en risico’s, en een aanzienlijke tijdsbesparing. “Twee systemen die samenwerken leveren een duidelijke winst op in risico- en tijdsbeheer, en het aantal benodigde clicks. Minder clicks betekent minder tijdverlies en minder kans op fouten,” legt Guy uit.
Het BFT-incident: de kracht van Grub in actie
Een sleutelmoment voor het kantoor kwam toen ze een brief ontvingen van Bureau Financieel Toezicht (BFT) over een cliënt. Deze cliënt was al vier keer door Grub gereviewd met als resultaat een ‘normaal risico’. BFT startte echter een onderzoek en vroeg om gedetailleerde informatie over het Wwft-traject dat het kantoor had doorlopen.
Guy beschrijft hoe hun eerste ervaring met een controle door Bureau Financieel Toezicht hun alertheid heeft vergroot. “Toen we voor het eerst een brief van BFT kregen, sloeg mijn hart even over. Gelukkig werkten we op dat moment al met Grub, wat ons in staat stelde om snel en accuraat te reageren.”
Binnen twee weken kregen ze het verlossende antwoord: het kantoor had aan alle eisen voldaan. “Dat was een opluchting. Dankzij Grub konden we snel en volledig aan de vraag van de toezichthouder voldoen,” vertelt hij. Dit incident had een blijvend effect op het kantoor. “Iedereen is zich veel bewuster geworden van het belang van Wwft-compliance,” zegt Van der Heijden.
“Vastlegging kost veel tijd, ondanks Grub. Het is tijd die je liever met iets anders bezig zou zijn, maar je moet je aan de regels van de Wwft houden en je personeel opleiden met een jaarlijkse Wwft-cursus. Aanvankelijk werd met de Wwft wat makkelijker omgegaan. Totdat, het moment komt dat je ermee geconfronteerd wordt. The proof of the pudding is in the eating.”
"Dankzij Grub konden we snel en volledig aan de vraag van de toezichthouder voldoen.”
Een toekomstgerichte blik
Terugkijkend op de transitie naar deze geautomatiseerde aanpak, is Van der Heijden overtuigd van de voordelen: “Het maakt ons werk niet alleen gemakkelijker, maar het zorgt ook voor gemoedsrust. We kunnen erop vertrouwen dat we compliant zijn, zonder dat we daar dagelijks zorgen over hoeven te maken.”
“De mogelijkheid om volledig geautomatiseerd en gedetailleerd rapportages op te stellen (met Grub) zorgt ervoor dat we altijd voorbereid zijn op eventuele controles,” aldus Guy.
Daarnaast wijst hij erop dat de investering in technologie ook bijdraagt aan de aantrekkelijkheid van het kantoor als werkgever. In een tijd waarin het moeilijk is om gekwalificeerd personeel te vinden, helpt automatisering om het werk interessanter en efficiënter te maken. “We kunnen zo zelfs overwegen om net als bij AFAS, onze medewerkers een vierdaagse werkweek aan te bieden,” zegt hij met een glimlach.
Tip van Guy:
Voor andere kantoren die worstelen met de complexiteit van de Wwft, heeft Van der Heijden een duidelijke boodschap: “Investeer in automatisering en zorg dat je systemen goed op elkaar zijn afgestemd. Het bespaart je niet alleen tijd en moeite, maar het geeft je ook de zekerheid dat je aan alle wettelijke eisen voldoet. Zo ben je altijd voorbereid en kun je je focussen op wat echt belangrijk is: je cliënten.”
